Über die Aktion „Erstellen/E-Mail” erstellen Sie eine neue ausgehende E-Mail an die primäre E-Mail-Adresse der ausgewählten Adresse. Die E-Mail wird automatisch in der Vorgangshistorie der Adresse abgelegt. So lange die E-Mail noch nicht versendet wurde (Status Entwurf), können Sie sie beliebig verändern. Nach dem erfolgreichen Versenden der E-Mail sind Empfänger, Inhalt und Anhänge jedoch nicht mehr änderbar. Damit entspricht die dokumentierte E-Mail immer genau der E-Mail, welche Sie auch tatsächlich abgesendet haben.

Sie können bei Bedarf eine vorgefertige E-Mail-Vorlage auswählen. Wenn Sie keine Vorlage wählen, wird Ihre Standardvorlage verwendet, sofern Sie diese in Ihren Benutzereinstellungen ausgewählt haben. Die Vorlage kann als Empfänger auch eine andere als die primäre E-Mail-Adresse der ausgewählten Adresse verwenden.

Jeder Benutzer, der auf Grund seiner Berechtigungen eine E-Mail im Entwurfsstatus ändern darf, kann sie auch versenden.

Legen Sie in Ihren Benutzereinstellungen Ihre E-Mail-Signatur fest. Diese wird automatisch in neue E-Mails eingefügt. Bei E-Mails von Vorlage legt die Vorlage die zu verwendende Signatur fest.

Sie können auch eingehende E-Mails aus MS Outlook mittels des Business-Mail Add-Ins ablegen. Bei eingehenden E-Mails sind ebenfalls Empfänger, Inhalt und Anhänge nicht mehr änderbar.

Aktionen

Für E-Mails stehen Ihnen zusätzlich zu den allgemeine Aktionen in Masken die folgenden Aktionen zur Verfügung. Für ausgehende und eingehende E-Mails sowie je nach Status der ausgehenden E-Mails stehen unterschiedliche Aktionen zur Verfügung.

Aktion Verfügbar Beschreibung
Senden Ausgehende E-Mail Senden Sie die E-Mail ab. Sie wird automatisch gespeichert.
Weiterleiten mit Anhängen Beide Leiten Sie diese E-Mail mit allen Anhängen an andere Empfänger weiter. Prüfen Sie, ob es notwendig ist, die Anhänge weiterzuleiten.
Weiterleiten ohne Anhänge Beide Leiten Sie diese E-Mail ohne die Anhänge an andere Empfänger weiter.
Header Beide Zeigen Sie den kompletten E-Mail-Header an.
Antworten ohne Anhänge Eingehende E-Mail Antworten Sie dem Absender dieser E-Mail. Anhänge werden nicht automatisch in die Antwort kopiert.
Antworten mit Anhängen Eingehende E-Mail Antworten Sie dem Absender dieser E-Mail. Prüfen Sie, ob es notwendig ist, die Anhänge in die Antwort zu kopieren.
Allen Antworten ohne Anhänge Eingehende E-Mail Antworten Sie dem Absender und allen Empfängern dieser E-Mail. Anhänge werden nicht automatisch in die Antwort kopiert.
Allen Antworten mit Anhängen Eingehende E-Mail Antworten Sie dem Absender und allen Empfängern dieser E-Mail. Prüfen Sie, ob es notwendig ist, die Anhänge in die Antwort zu kopieren.

Detailansichten

Die Detailansichten bieten Ihnen eine Übersicht über alle zu dem Vorgang gehörenden weiteren Datensätze.

Detailansicht Beschreibung
Vorgänge Diese Detailansicht zeigt Ihnen die Vorgangshistorie, also alle Vorgänge fallend nach Datum sortiert, zu dem aktuellen Vorgang an.
Termine.. Diese Detailansichten zeigen Termine des aktuellen Datensatzes entweder als Kalenderansicht oder als Listenansicht an.
Wiedervorlagen Diese Detailansicht zeigt Ihnen die Wiedervorlagen des aktuellen Datensatzes an.

Felder

Neben den allgemeinen Feldern in Masken können Sie in E-Mails die folgenden Felder verwenden. In einigen Feldern werden Ihnen Auswahllisten angeboten.

Feld Beschreibung
Von Hier sehen Sie den Absender der E-Mail.
Antwort an Antworten auf diese E-Mail an eine andere E-Mail-Adresse als diejenige des Absenders senden.
An Die Empfänger der E-Mail.
Kopie Die Empfänger, welche diese E-Mail in Kopie erhalten.
Blindkopie Die Empfänger, welche diese E-Mail in Blindkopie erhalten.
Betreff Der Betreff der E-Mail.
Priorität Die Priorität der E-Mail.
Tags Wählen oder vergeben Sie Tags, um diesen Vorgang zu segmentieren. Sie können verschiedene Vorgänge über Ansichten nach Tags gruppieren oder suchen.
Projekte Wählen Sie Projekte oder Arbeitspakete aus, zu denen dieser Datensatz gehört.
Inhalt Der Inhalt der E-Mail.
Anhänge An die E-Mail angehängte Dateien.