- Um einen Brief zu erstellen, wählen Sie zunächst einen Datensatz aus oder öffnen Sie einen Datensatz. Dies kann eine Adresse direkt sein, aber auch jeder andere Datensatz. Um in dem Brief automatisch eine Adresse einfügen zu lassen, ist es notwendig, dass der Datensatz mit einer Adresse in Relation steht.
- Führen Sie anschließend die Aktion „Erstellen/Brief” aus. Wenn Sie mehrere Vorlagen auswählen, werden diese in der ausgewählten Reihenfolge verwendet, um daraus einen Brief zu erstellen. Sie können auch keine Vorlage auswählen. Tabellenkalkulationsvorlagen lassen sich ebenso in den Brief einfügen.
- Es öffnet sich ein neuer Brief. In dem Brief tragen Sie einen Betreff ein und können bei Bedarf das Datum ändern. Anschließend führen Sie die Aktion Neuer Brief aus. Diese Aktion erstellt die eigentliche Briefdatei und öffnet sie im gewählten Editor. Falls Sie zuvor eine Vorlage gewählt haben, wird der neue Brief auf Basis der gewählten Vorlage erzeugt und gegebenenfalls Platzhalter aus der Vorlage ersetzt, bevor die Briefdatei geöffnet wird.
- Vervollständigen bzw. erstellen Sie den Brief, speichern diesen über Datei/Speichern ab und schließen ihn danach wieder. Die angehängte Briefdatei im Datensatz Brief wurde durch das Speichern innerhalb des Editors aktualisiert.
- Abschließend speichern Sie noch den Datensatz Brief.
In der Briefvorlage gibt es zwei Optionen, welche den beschriebenen Ablauf beim Erstellen eines Briefes von Vorlage beeinflussen können:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Name übernehmen | Aktivieren Sie diese Option, um den Namen der Vorlage automatisch als Betreff in einen neuen Brief zu übernehmen. Dies ist sinnvoll, wenn alle Briefe, die Sie aus dieser Vorlage erzeugen, den gleichen Betreff haben sollen. |
| Brief sofort öffnen | Wählen Sie diese Option, wenn der neue Brief sofort nach der Erstellung des Datensatzes im Editor geöffnet werden soll. Diese Option kann nur gesetzt werden, wenn auch die Option Name übernehmen aktiv ist. |