Die Briefvorlage dient dazu, ein vorbereitetes und oft mit Platzhaltern versehenes MS Word Dokument zu hinterlegen. Beim Erstellen eines neuen Briefes basierend auf dieser Briefvorlage werden dann automatisch alle Inhalte aus der Vorlage in den neuen Brief kopiert und die Platzhalter bei jeder Ausführung neu berechnet und beispielsweise mit der für den jeweils gewählten Kontakt passenden Anrede gefüllt. Dadurch wird das Erstellen von Briefen sehr viel einfacher.
Zusätzlich haben Sie einige Optionen und Klassifizierungsmöglichkeiten zur Verfügung, welche das Erstellen eines Briefes auf Basis dieser Vorlage beeinflussen und die Auswahl der passenden Briefvorlage erleichtern.
Das MS Word Dokument liegt als angehängte Vorlagendatei in dem Datensatz Briefvorlage. Je nach der Einstellung bezüglich der Dateibehandlung in den Anwendungseinstellungen bearbeiten Sie das MS Word Dokument entweder mit dem Inlineeditor, durch Runterladen und wieder Hochladen oder aber direkt in einem lokal installierten MS Word.
In einer neuen Briefvorlage wird immer eine leere Vorlagendatei erzeugt. Sie können diese entweder direkt ändern und verwenden oder löschen und ein bestehendes lokales MS Word Dokument hochladen. Es kann sich immer nur eine Vorlagendatei in einer Briefvorlage befinden.
Aktionen
Zusätzlich zu den allgemeine Aktionen in Masken steht Ihnen in der Briefvorlage die folgende Aktion zur Verfügung.
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Neue Briefvorlage | Erzeugen Sie eine neue Briefvorlage. Die Briefvorlage wird anschließend zur Bearbeitung geöffnet und danach als Anhang zu diesem Datensatz hinzugefügt. Beachten Sie, dass ein bereits bestehender Anhang zunächst gelöscht werden muss, bevor die Aktion erneut ausgeführt werden kann. |
Felder
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Geben Sie einen Namen für diese Vorlage an. Sie wählen später die Vorlage nach den Tags oder dem Namen aus. |
| Name übernehmen | Aktivieren Sie diese Option, um den Namen der Vorlage automatisch als Betreff in einen neuen Brief zu übernehmen. Dies ist sinnvoll, wenn alle Briefe, die Sie aus dieser Vorlage erzeugen, den gleichen Betreff haben sollen. |
| Brief sofort öffnen | Wählen Sie diese Option, wenn der neue Brief sofort nach der Erstellung des Datensatzes im Editor geöffnet werden soll. Diese Option kann nur gesetzt werden, wenn auch die Option “Name übernehmen” aktiv ist. |
| Tags | Wählen oder vergeben Sie Tags, um die Briefvorlagen besser zu organisieren. Ordnen Sie beispielsweise allen Standardbriefvorlagen und allen Angebotsvorlagen jeweils einen gemeinsamen Tag zu. |
| Beschreibung | Beschreiben Sie den Inhalt und den Einsatzzweck dieser Briefvorlage. Diese Informationen können später helfen, die richtige Briefvorlage auszuwählen. |
| Vorlagendatei | Bearbeiten Sie die angehängte Briefvorlage. Sie können sie auch entfernen und beispielsweise aus einer lokalen Datei neu erzeugen. |