Sie können Ordner verwenden, um manuell selektierte Datensätze in Ordnern zu sammeln. Dazu fügen Sie über entsprechende Aktionen beliebige Datensätze einem Ordner hinzu. Datensätze können sich gleichzeitig in beliebig vielen unterschiedlichen Ordnern befinden. Wenn Sie Datensätze wieder aus Ordnern entfernen, werden sie nicht gelöscht, sondern nur nicht mehr in den jeweiligen Ordnern angezeigt. Wenn ein neuer Ordner angelegt wird, ist er zunächst leer. Wird ein Ordner gelöscht, werden dabei auch alle Datensätze aus dem Ordner entfernt, aber nicht aus der Anwendung gelöscht. Mit Ordnern können Sie ähnlich wie mit Ansichten arbeiten, das bedeutet, Sie können Datensätze markieren, öffnen, aus der Anwendung löschen und alle Aktionen für die Datensätze ausführen.
Typen von Ordnern
Es gibt drei Typen von Ordnern:
| Typ | Beschreibung |
|---|---|
| Privat | Mit privaten Ordnern können Sie nur alleine arbeiten, das bedeutet. nur Sie können diese Ordner und die Datensätze in den Ordnern sehen und nur Sie selbst können Datensätze in private Ordner hinzufügen oder aus diesen entfernen. Nur Sie und ein Administrator können den Namen privater Ordner ändern und diese auch wieder löschen. |
| Öffentlich | Öffentliche Ordner können von Administratoren und Benutzern mit der Rolle „Öffentliche Ordner” angelegt werden. Öffentliche Ordner können von allen Benutzern gesehen und verwendet werden. Nur der Ersteller eines öffentlichen Ordners sowie ein Administrator kann einen öffentlichen Ordner umbenennen oder löschen. |
| Privat bei erster Benutzung | Nur Administratoren können öffentliche Ordner anlegen, die bei der ersten Benutzung zu privaten Ordnern für den jeweiligen Benutzer werden. Über diesen Typ können Administratoren Benutzern bestimmte private Ordner für ihre Arbeit vorgeben. Die privaten Instanzen eines solchen Ordners verhalten sich wie private Ordner. Löscht ein Benutzer eine private Instanz eines Ordners, der privat bei erster Benutzung ist, wird ihm die öffentliche Instanz wieder angezeigt und erzeugt bei erster Benutzung wieder eine neue private Instanz. |
Aktionen für Ordner
Als Anwendungsaktion steht die Aktion „Ordner öffnen” zur Verfügung. In allen Masken und Ansichten gibt es außerdem die Aktionen „Zu Ordner hinzufügen” und „Aus Ordner entfernen”.
Bis auf das Erstellen eines neuen Ordners werden alle Aktionen als Hintergrundprozesse ausgeführt. Das bedeutet, Sie können nach Anstoßen der Aktion sofort weiterarbeiten und werden über eine Meldung darüber informiert, wenn die Aktion abgeschlossen ist.
Ordner öffnen
Über diesen Dialog öffnen Sie einen Ordner, auf den Sie Zugriff haben. Der Ordner wird in einem neuen Tab geöffnet. Der Dialog erlaubt es Ihnen ausserdem je nach Ihren Berechtigungen neue Ordner anzulegen, Ordner zu löschen und Ordner umzubenennen.
Zu Ordner hinzufügen
Wählen Sie einen Ordner aus, zu dem die Datensätze hinzugefügt werden. Es werden alle zur aktuellen Ansicht bzw. dem aktuellen Datensatz passenden Ordner angezeigt. Wenn es noch keinen Ordner gibt, können Sie über diese Aktion gleichzeitig einen neuen Ordner anlegen, in den die in der Ansicht markierten oder in der Maske gerade angezeigten Datensätze automatisch hinzugefügt werden.
Aus Ordner entfernen
Wählen Sie einen Ordner, aus dem die in der aktuellen Ansicht markierten Datensätze oder der aktuell geöffnete Datensatz entfernt wird.
Ordner anlegen
Sie legen Ordner entweder über den Dialog „Ordner öffnen” oder aber über die Aktion „Zu Ordner hinzufügen” an. Beim Anlegen eines neuen Ordners müssen Sie die Ansicht wählen, auf der der Ordner basiert. Dadurch legen Sie fest, welche Datensätze später in den Ordner hinzugefügt werden können, nämlich grundsätzlich immer alle, die in der ausgewählten Ansicht auch angezeigt werden können. Dieser Umstand sorgt dafür, dass Ihnen bei den Aktionen „Zu Ordner hinzufügen” und „Aus Ordner entfernen” immer nur die zur aktuellen Ansicht oder dem aktuell geöffneten Datensatz passenden Ordner angeboten werden.