Über die Aktion Erstellen/Brief bzw. Erstellen/Brief von Vorlage erstellen Sie einen neuen Brief, den Sie anschließend ausdrucken oder in ein PDF konvertieren können. Zum Erstellen des Briefes verwenden Sie je nach Anwendungseinstellung entweder den integrierten webbasierten Editor oder aber ein lokal auf Ihrem Rechner installiertes MS Word. In beiden Fällen wird der Brief automatisch als Vorgang in Relation zu seinem Empfänger abgelegt und bildet so einen Teil der Vorgangshistorie.
Der Ablauf einer Brieferstellung ist hier beschrieben.
Aktionen
Zusätzlich zu den allgemeine Aktionen in Masken steht Ihnen im Brief die folgende Aktion zur Verfügung.
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Neuer Brief | Erzeugen Sie einen neuen Brief. Wenn Sie zuvor eine Vorlage ausgewählt haben, wird der Brief aus dieser Vorlage erzeugt und die Platzhalter in der Vorlage ersetzt. Der Brief wird anschließend zur Bearbeitung geöffnet und danach als Anhang zu diesem Datensatz hinzugefügt. Beachten Sie, dass ein bereits bestehender Anhang durch diese Aktion ersetzt wird. |
Detailansichten
Die Detailansichten bieten Ihnen eine Übersicht über alle zu dem Brief gehörenden weiteren Datensätze.
| Detailansicht | Beschreibung |
|---|---|
| Vorgänge | Diese Detailansicht zeigt Ihnen die Vorgangshistorie, also alle Vorgänge fallend nach Datum sortiert, zu dem aktuellen Vorgang an. |
Felder
Neben den allgemeinen Feldern in Masken können Sie in Briefen die folgenden Felder verwenden. In einigen Feldern werden Ihnen Auswahllisten angeboten.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Betreff | Geben Sie den Betreff für den Brief an. Der Betreff wird meistens automatisch in einen neu erstellten Brief übernommen. |
| Datum | Geben Sie das Korrespondenzdatum des Briefes an. Der Brief wird in den Ansichten zu diesem Datum angezeigt. Das Datum wird meistens auch automatisch in einen neu erstellten Brief übernommen. |
| Briefdatei | Hier wird der erstellte Brief als Anhang angezeigt. Sie können Ihn runterladen oder durch Doppelklick bearbeiten. Wenn hier noch kein Anhang angezeigt wird, erstellen Sie einen neuen Brief über die Aktion ‘Neuer Brief’. Beim Erstellen eines neuen Briefes werden einmalig auch die Platzhalter der ausgewählten Briefvorlage ersetzt. |