9.2. Vérifier le fournisseur

Une fois le formulaire Nouveau fournisseur soumis, l’utilisateur affecté recevra une notification dans ses Tâches en attente l’invitant à examiner la demande du fournisseur.

Ils recevront également une notification par courrier électronique les informant de la tâche assignée.

En cliquant sur le sujet dans Tâches en attente ou sur le lien dans l’e-mail, l’utilisateur sera dirigé vers le formulaire Vérifier le fournisseur. Ce formulaire affiche toutes les informations saisies dans le formulaire Nouveau fournisseur ; cependant, tous les champs sont définis en lecture seule. Vous trouverez ci-dessous les autres fonctionnalités notables du formulaire :

1. Date de la prochaine révision

En haut du formulaire, les utilisateurs peuvent définir le prochain examen ou évaluation programmé du fournisseur, garantissant ainsi un suivi rapide sur les performances, la conformité ou d’autres critères d’évaluation du fournisseur.

• Date de la prochaine révision : Il s’agit d’un sélecteur de date qui permet aux utilisateurs de saisir/sélectionner la date de la prochaine révision programmée du fournisseur.

2. Documents manquants ou incomplets

Dans cette section du formulaire, les utilisateurs peuvent identifier tout document manquant ou incomplet lié à la demande du fournisseur.

• Y a-t-il des documents manquants ou incomplets ? : Cette case à cocher permet aux utilisateurs d’indiquer s’il existe des documents manquants ou incomplets pour la demande du fournisseur.
  • Si sélectionné, il fera apparaître une grille contenant la liste des documents demandés.
    • Ajouter : Ce bouton permet aux utilisateurs d’ajouter un nouveau document fournisseur.
      • Si sélectionné, il affichera le formulaire Ajouter un document fournisseur.
    • Modifier ( ): Ce bouton permet aux utilisateurs de modifier un document fournisseur existant.
      

      **Pour modifier, les utilisateurs peuvent également simplement double-cliquer sur l’entrée correspondante dans la grille.

!Pour marquer un document fournisseur comme manquant, les utilisateurs doivent cocher la case correspondante Est manquant dans la grille. Les sélections peuvent être enregistrées en cliquant sur le bouton Sauvegarder ou simplement en cliquant en dehors de la grille. Pour annuler les sélections, cliquez sur le bouton Annuler.

3. Envoyer au fournisseur / Approuver

Au bas du formulaire Nouveau Fournisseur, se trouvent les boutons suivants :

• Envoyer au fournisseur : Ce bouton permet aux utilisateurs d’envoyer une demande au fournisseur l’informant des documents manquants ou incomplets.
  • Cette action incite le fournisseur à prendre les mesures nécessaires pour fournir les documents manquants ou compléter ceux incomplets.
• Approuver : Ce bouton permet aux utilisateurs d’approuver la demande du fournisseur, mettant ainsi fin au flux de travail.
  • En sélectionnant ce bouton, les utilisateurs confirment essentiellement que la demande du fournisseur a été examinée et répond aux exigences ou normes nécessaires.
    

    **L’approbation de la demande du fournisseur indique que l’entreprise accepte et autorise le fournisseur à fournir ses produits comme demandé.