KOMMUNIKATIONSPLAN

Det anbefales, at der udarbejdes en plan for kommunikation for klubbens egen Golfens Dag. En plan giver overblik – og udføres den, så øger klubben muligheden for succes med alle aktiviteter.
Det behøver ikke at være omfangsrigt at lave en kommunikationsplan – start med at besvare følgende spørgsmål:

• Hvem skal der kommunikeres til? (Husk der er flere målgrupper, og de skal bruge forskellig information og kommunikation. Medlemmer? Lokale Facebook-grupper? Lokale skoler? De handlende på byens torv? Evt. tilpas billeder og vælg i forhold til målgruppe)
• Hvad skal der kommunikeres?
• Hvordan skal det kommunikeres og i hvor stort et omfang?
• Hvem har ansvaret for hvilke opgaver og hver del-kommunikation?

Når I har besvaret spørgsmålene – så sæt svarene op i plan med en forholdsvis præcis tidslinje og aftale deadlines. Så har I hele tiden overblikket over alle opgaverne. Se et eksempel på en kommunikationsplan her:

Se et eksempel på en kommunkationsplan her:

Forslag til kommunikationsplan for Golfens Dag i X-golfklub

15. januar – eller før

• Opslag på klubbens facebookside eller grupper om, at klubben arrangerer Golfens Dag. Opfordring til at melde sig som frivillig til xx@golfklub.dk
• Email til klubbens medlemmer om Golfens Dag og samme opfordring
• Evt. plakat i klubbens indgangsparti med samme budskab

(Skal bruge: en tovholder mailadresse, billede af golfens dag, dato og grundlæggende program for Golfens Dag (tidsrum og aktiviteter),

1. februar – eller før

• Opslag / nyhed på hjemmesiden om, at klubben arrangerer Golfens Dag og program for dagen – gerne tilmeldings formular for deltagere eller mail til tilmelding (ryk nyhed frem, så den er i toppen af hjemmesiden hver måned)
• Invitationer til dagen / flyer / papir distribueres (især til klubbens egne medlemmer) – på Herredag, Damedag, åbningsturnering i receptionen, ved indtjekning / scorekort.
• Opslag på sociale medier – “Tilmelding til vores Golfens Dag er åben! Tilmeld dig her – link til hjemmeside eller formular (opfordrer medlemmer til at dele opslaget eller invitere venner og bekendte til begivenheden hvis en sådan er oprettet) (boost dit opslag)
• Informer medlemmer om dagen i nyhedsbrevet, og opfordr dem til at støtte op om projektet og fortælle/invitere personer, de kender
• Opret begivenhed på facebook-side. Med link til mere info på hjemmeside.

(Skal bruge: billede af golfens dag, dokument og printet invitation, adgang til klubbens facebook-side)

1. marts – eller før

• Opslag på Facebook og i nyhedsbrev med status på Golfens Dag. Flere detaljer for program, antal frivillige, spørg om hjælp på dagen til forskellige konkrete opgaver.
• Hæng eventuelt plakater op alle steder, hvor aftalte målgrupper færdes.

(Skal bruge: billede af golfens dag, opsætning / grafik af plakat A2 eller A3.)

1. april – eller før

• Opslag på Facebook med kommunikation om Golfens Dag direkte til deltagere, opfordre medlemmer til at del, del, del! Del selvsamme opslag i lokale og relevante facebook grupper (Det sker i Horsens, events i Herning, for alle os i postnummer 8210.) Research gerne hvad der findes i radius 20 km fra klubben.
• Indryk annoncer eller kontakt som minimum lokalpressen om jeres event med invitation eller pressemeddelelse om event. .
• Lav egen betalt annoncering på Facebook i radius af 20 km fra klubben. ca. 100 kr om dagen er typisk et fint budget. Få hjælp af DGU eller prøv selv at brug “boost knappen” på Facebook siden. Husk valg af godt billede eller video og link til hjemmeside / tilmelding.
• Særligt event? Besøg torvet, et marked eller skoler og del flyers ud. Nedsæt evt. 2-4 personer til denne opgave.
• Sæt et skilt op ude ved vejen? Har golfbanen en god placering nær en trafikeret vej, hvor I må opsætte et banner eller stort skilt med dato.

(Skal bruge: billede af golfens dag, budget til annoncer, evt. klubbens kreditkort til facebook annoncer, skilt ved vejen, eventgruppe)

25. april – eller ugen lige før Golfens Dag

• Opslag på facebook, mail og nyhedsbrev til medlemmer med sidste push. Budskab – Husk Golfens Dag i weekenden. Hvem tager du med?
• Har I mail eller mobil, så bekræft deres tilmelding og oplys om dagens program og mødested. Skriv noget i denne stil: Vi glæder os til at se dig, vi mødes ved…

• Ændre i annoncetekst eller ny annonce på Facebook, skrue op for budgettet? Vi ved at mange tilmeldinger kommer i sidste uge.

(Skal bruge: billede af golfens dag, budget til annoncer, gode mailtekster, evt. teaser for særlig oplevelse / konkurrence på dagen)

HUSK på selve dagen

• Opslag på facebook: Vi er klar, vi ses snart – billede eller video af flag der hejses eller folk der vinker
• Information til frivillige inden gæster kommer, hvad skal vi sige / hvad skal vi huske at minde dem om
• Har vi produkter klar? Information om medlemskaber, gaver, præmier

Dagen eller ugen efter Golfens Dag

• Husk at sige tak. På facebook, på mail osv. Husk at tilføje information om medlemskaber, næste træning, næste åbent hus, kampagnepris på prøvemedlemskaber osv. (Skal bruge: billede af golfens dag, budget til annoncer, evt. klubbens kreditkort til facebook annoncer, skilt ved vejen, eventgruppe)
• Husk at takke alle frivillige på skrift og mundtligt
• Læg gode stemningsbilleder ud på facebook og/eller hjemmeside
• Følg op! Skriv gerne 2-4 mails de næste par uger og forsøg at få folk i tale om, hvad der skal til, for at de kommer igen.