Diese Ansicht bietet Administratoren eine Gesamtübersicht über alle Ordner innerhalb der Anwendung. Dies können öffentliche Ordner sein, die von allen Benutzern gemeinsam genutzt werden können, private Ordner, die nur ein Benutzer sehen und verwenden kann oder öffentliche Ordner, die bei der ersten Benutzung zu privaten Ordnern werden. Die letzte Art von Ordnern kann nur durch Administratoren angelegt werden.
Neben der Übersicht über alle Ordner der Anwendung, kann der Administrator in dieser Ansicht neue öffentliche oder bei erster Benutzung private Ordner anlegen, alle Ordner umbenennen und löschen. Diese Aktionen stehen grundsätzlich nur Administratoren zur Verfügung. Alle anderen Benutzer können nur die Namen ihrer eigenen Ordner ändern oder diese löschen. Benutzer, denen eine der Anwendungsrollen zugeordnet ist, die dafür in den Anwendungseinstellungen definiert sind, dürfen außerdem öffentliche Ordner erzeugen. Hierfür können beliebige bestehende Anwendungsrollen verwendet oder neue angelegt werden. Aber auch für öffentliche Ordner gilt, dass nur der Ersteller diesen umbenennen oder löschen darf.
Ein Ordner beruht grundsätzlich auf einer Ansicht. Das bedeutet, dass beim Erstellen eines Ordners immer eine Ansicht ausgewählt werden muss, die als eine Art Vorlage für den neuen Ordner dient. Der Ordner übernimmt die Navigationsaktionen und Spalten der Ansicht, jedoch nicht möglicherweise in der Ansichtskonfiguration hinterlegte Filter. In Navigationskonfigurationen können Steuerelemente so eingestellt werden, dass sie nur in Ansichten, Ordnern oder beidem aktiviert werden. Das gleiche gilt für Spalten in Ansichtskonfigurationen.
Ein Datensatz kann sich gleichzeitig in beliebig vielen Ordnern befinden, wird ein Datensatz aus einem Ordner entfernt, wird er nicht etwa gelöscht, sondern nur in genau diesem Ordner nicht mehr angezeigt. In Ordnern werden grundsätzlich nur genau solche Datensätze angezeigt, die Benutzer manuell einem Ordner hinzufügen. Dafür, für das Entfernen von Datensätzen aus Ordnern sowie für die Verwaltung (Öffnen, Ändern, Löschen) von Ordnern stehen entsprechende Navigationssteuerelement zur Verfügung, die in eine Anwendung konfiguriert werden können.
Aktionen
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Neuer öffentlicher Ordner | Legen Sie einen neuen Ordner für alle Benutzer an. Benutzer können Datensätze in einen oder mehrere Ordner ablegen, um sie zu strukturieren. Dabei kann es sich um einen gemeinsamen Ordner handeln, den alle Benutzer gemeinsam verwenden und deren Inhalte von allen Benutzern gesehen werden können, oder einen Ordner, der bei erster Benutzung privat für den Benutzer wird. |
| Ordner bearbeiten | Bearbeiten Sie den ausgewählten Ordner. Die Änderungen, die Sie vornehmen, werden für alle Benutzer des Ordners sowie möglicherweise erzeugter privater Ordner sichtbar. Die Datensätze in den Ordnern bleiben dabei unverändert. |
| Ordner löschen | Löschen Sie die ausgewählten Ordner. Wenn es sich dabei um Ordner handelt, die bei erster Benutzung privat werden, bleiben die privaten Ordner und deren Inhalte bei den Benutzern erhalten. Ansonsten werden die Ordner auch für Benutzer gelöscht und deren Inhalte aus den Ordnern entfernt. |
Neuer öffentlicher Ordner
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Geben Sie den Namen des Ordners an. Beschreiben Sie beispielsweise den Grund oder das gemeinsame Kriterium der im Ordner gesammelten Datensätze. |
| Ansicht | Wählen Sie eine Ansicht aus, die als Vorlage für den Ordner benutzt wird. Der Ordner übernimmt alle Spalten der Ansicht. Sie können alle die Datensätze in den Ordner verschieben, die auch in der Ansicht angezeigt werden können. |
| Privat bei erster Nutzung | Wählen Sie, ob dieser öffentliche Ordner bei der jeweils ersten Verwendung durch einen Benutzer zu einem privaten Ordner für diesen Benutzer wird. Durch diese Option können Sie private Ordner zentral konfigurieren. |