Allgemeine Informationen zu Serienbriefen befinden sich im Kapitel zu Serienkorrespondenzen.
Aktionen
Neben den allgemeinen Aktionen stehen in Serienbriefen die folgenen Aktionen zur Verfügung.
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Serienbrief erzeugen | Erzeugen Sie einen neuen Serienbrief für alle Empfänger. Ein bereits erzeugter Serienbrief wird hierbei gelöscht. Während die Erzeugung in Arbeit ist, können Sie den Serienbrief nicht bearbeiten. |
| Serienbrief abschließen | Schließen Sie den Serienbrief nach erfolgreicher Verarbeitung ab. Dadurch wird er unveränderlich gespeichert und der Tab geschlossen. |
| Briefvorlage erstellen | Erstellen Sie eine neue Briefvorlage um das Erstellen von Briefen zu vereinfachen. |
Felder
Zusätzlich zu den allgemeinen Feldern gibt es in Serienbriefen folgende Felder.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Betreff | Geben Sie den Betreff für den Serienbrief an. Der Betreff kann über die Vorlage in die einzelnen Briefe übernommen werden. Der Serienbrief wird immer unter diesem Betreff in der Vorgangshistorie angezeigt. |
| Vorlagen | Wählen Sie eine oder mehrere Briefvorlagen für diesen Serienbrief aus. Mehrere Vorlagen werden pro Empfänger in der ausgewählten Reihenfolge zusammengesetzt. |
| Empfänger einschränken | Schränken Sie die Serienkorrespondenz automatisch auf Empfänger mit mindestens einem der ausgewählten Kommunikationsstatus ein. Dadurch verhindern Sie unerwünschte Sendungen. Wenn Sie das Feld leer lassen, wird die Serienkorrespondenz für alle Empfänger erzeugt. |
| Sortierung | Wählen Sie aus, wie die Empfänger in dem Serienbrief-Dokument sortiert sein sollen. |
| Tags | Wählen oder vergeben Sie Tags, um diesen Serienbrief in Ansichten einfacher zu finden oder zu gruppieren. |
| Beschreibung | Beschreiben Sie diesen Serienbrief ausführlicher, geben Sie beispielsweise den Anlass oder eine Begründung für das Versenden an. |
| Serienbrief (Anhang) | Prüfen Sie das erzeugte Serienbrief-Dokument und drucken Sie es zum Versenden aus. Wenn Sie einen Serienbrief mehrmals erzeugen, wird immer das komplette Serienbrief-Dokument gelöscht und neu erzeugt. |
Serienbrief-Status
Ein Serienbrief befindet sich immer in genau einem der folgenden Status. Dieser wird im Kopf des Serienbriefs angezeigt.
| Status | Beschreibung |
|---|---|
| Empfänger einlesen | Die Empfänger werden eingelesen. Der Serienbrief kann parallel weiterbearbeitet und auch geschlossen werden. Nach dem Einlesen erfolgt eine automatische Information. |
| Bereit | Die Empfänger sind eingelesen und die Erstellung des Serienbriefs kann gestartet werden. |
| In Arbeit | Der Serienbrief wird erstellt. Er kann dabei geschlossen werden. Nach der Erstellung erfolgt eine automatische Information. |
| Erstellt | Der Serienbrief wurde komplett erfolgreich erstellt. Er kann jetzt weiterverarbeitet (z.B. ausgedruckt) werden. |
| Unvollständig erstellt | Der Serienbrief wurde nicht komplett erstellt. |
| Fehler beim Erstellen | Der Serienbrief wurde nicht komplett erstellt. Es gab einen unerwarteten Fehler während der Erstellung. Versuchen Sie es erneut oder kontaktieren Sie Ihren Administrator. |
| Abgeschlossen | Setzen Sie zum Schluss den Serienbrief manuell auf abgeschlossen. In diesem Status ist der Serienbrief nicht mehr änderbar. |
Fehlersituationen beim Versenden eines Serienbriefes
| Auslöser | Status Serienbrief | Verarbeitungsstatus Empfänger | Meldung | Aktion |
|---|---|---|---|---|
| Empfänger wurde inzwischen gelöscht | Unvollständig versandt | Fehler | Kein Zugriff | Fortsetzen |
| Der Versender hat keine Leserechte auf den Empfänger | Unvollständig versandt | Fehler | Kein Zugriff | Fortsetzen |
| Empfänger wegen seines Kommunikationsstatus ausgeschlossen | Unvollständig versandt | Ausgeschlossen | Filter Kommunikationsoptionen | Fortsetzen |