Die beiden Serienkorrespondenzen Serienbrief und Serien-E-Mail laufen nach ihrem Start sehr ähnlich ab.
Empfänger einlesen
Beim Erstellen einer Serienkorrespondenz wird sie sofort geöffnet, so daß Sie weitere Einstellungen vornehmen können, während im Hintergrund die ausgewählten Empfänger für die neue Serienkorrespondenz eingelesen werden. Sie können diesen Ablauf entweder in der Detailansicht Verarbeitungsstatus verfolgen oder aber zwischenzeitlich die Serienkorrepondenz schließen. Nachdem alle ausgewählten Empfänger eingelesen wurden, werden Sie durch eine Nachricht darüber informiert und können die Serienkorrespondenz über eine Verknüpfung direkt aus der Nachricht heraus öffnen, egal wo Sie sich gerade in der Anwendung befinden.
Es kann sein, daß das Einlesen der Empfänger nicht sofort starten kann, weil die Hintergrundverarbeitung ausgelastet ist. In diesem Fall wird Ihnen als Fortschrittsindikator „Warten auf Verarbeitung” angezeigt.
Bereit
Nachdem die Empfänger in die Serienkorrespondenz eingelesen wurden, steht Ihnen die Aktion Serienbrief erzeugen bzw. Serien-E-Mail versenden zur Verfügung. Durch das Ausführen dieser Aktion wird die Serienkorrespondenz automatisch gespeichert und Sie müssen ihr einen Betreff vergeben sowie eine passende Vorlage für die Serienkorrespondenz auswählen. Natürlich konnten Sie dies auch schon jederzeit früher erledigen und die Serienkorrespondenz bei Bedarf manuell speichern. Beim Erzeugen bzw. Versenden werden bei Bedarf Empfänger gemäß Ihres Kommunikationsstatus automatisch ausgeschlossen, weil Sie beispielsweise nicht zugestimmt haben, Werbung von Ihnen zu erhalten. Bei Serienbriefen können Sie außerdem die Sortierung des erzeugten Serienbriefes bestimmen und bei Serien-E-Mails den Absender festlegen.
In Arbeit
Durch Ausführen der Aktion Serienbrief erzeugen oder Serien-E-Mail versenden ändert sich der Status der Serienkorrespondenz auf In Arbeit. Es kann sein, daß das Erzeugen bzw. Versenden nicht sofort starten kann, weil die Hintergrundverarbeitung ausgelastet ist. In diesem Fall wird Ihnen als Fortschrittsindikator „Warten auf Verarbeitung” angezeigt.
Während des Erzeugens bzw. Versendens können Sie die Serienkorrespondenz nicht verändern, also beispielsweise keine neuen Tags vergeben. Die Anwendung arbeitet nun die Empfänger einzeln ab und hängt entweder einen neuen Brief beziehungsweise ein neues Etikett an den Serienbrief an oder erstellt und versendet eine E-Mail. Dabei ändert sich der Verarbeitungsstatus der einzelnen Empfänger entweder auf Erstellt (für Serienbriefe) bzw. Versandt (für Serien-E-Mails) oder Ausgeschlossen, wenn er wegen seines Kommunikationsstatus automatisch von dieser Serienkorrespondenz ausgeschlossen wurde. Kam es bei der Abarbeitung zu einem Fehler, wird der Verarbeitungsstatus auf Fehler gesetzt. Immer, wenn ein Empfänger die Serienkorrespondenz nicht erhalten konnte, wird der Grund als Meldung angezeigt.
Erstellt
Bei einem Serienbrief zeigt dieser Status an, daß der Serienbrief komplett erstellt werden konnte. Das bedeutet, alle Empfänger wurden abgearbeitet und keiner wurde ausgeschlossen oder wegen anderer Fehler nicht bearbeitet. Sie können den erzeugten Serienbrief öffnen, kontrollieren, bei Bedarf auch noch ändern und schließlich ausdrucken. Führen Sie zum Abschluss die Aktion Serienbrief abschließen aus. Dadurch wird der Serienbrief unveränderlich in der Anwendung abgelegt und der Ablauf abgeschlossen. Sie können den Serienbrief über die Aktion Serienbrief erzeugen beliebig oft neu erzeugen. Dabei wird immer der komplette Serienbrief gelöscht und neu erzeugt.
Unvollständig erstellt, Fehler beim Erstellen
Ein Serienbrief konnte nicht komplett erstellt werden, weil mindestens ein Empfänger auf Grund seines Kommunikationsstatus ausgeschlossen wurde (Unvollständig erstellt) oder es andere Fehler beim Erstellen gab. Prüfen Sie die erzeugten Serienbriefe und die Empfänger. Wenn Sie das Ergebnis nicht verbessern wollen, schliessen Sie den Serienbrief durch die Aktion Serienbrief abschließen manuell ab. Ansonsten können Sie einen Serienbrief über die Aktion Serienbrief erzeugen so oft neu erzeugen, bis Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind. Dabei wird immer der komplette Serienbrief gelöscht und neu erzeugt..
Unvollständig versandt, Fehler beim Versand
Eine Serien-E-Mail konnte nicht komplett erfolgreich versendet werden, weil mindestens ein Empfänger auf Grund seines Kommunikationsstatus ausgeschlossen wurde (Unvollständig versandt) oder es andere Fehler beim Versenden gab. Prüfen Sie die noch fehlenden Empfänger. Wenn Sie das Ergebnis nicht verbessern wollen, schliessen Sie die Serien-E-Mail mittels der Aktion Serien-E-Mail abschließen manuell ab. Anonsten führen Sie die Aktion Serien-E-Mail versenden so oft aus, bis Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind. Wenn Sie die Aktion mehrfach ausführen, werden nur solche Empfänger berücksichtigt, an welche die E-Mail noch nicht versendet wurde
Warten auf Fortsetzung
Während des Versands einer Serien-E-Mail kann es vorkommen, daß für eine bestimmte Zeit keine weiteren E-Mails versendet werden können, um nicht von fremden Mailservern gesperrt zu werden. Die Einstellungen hierfür befinden sich in den Anwendungseinstellungen im Bereich SMTP-Server-Einstellungen und können durch Administratoren geändert werden. Während dieser Zeit wird der Status der Serien-E-Mail automatisch auf „Warten auf Fortsetzung” gesetzt. Wenn die Einstellungen Ihrer Anwendungen das Versenden weitererer E-Mails wieder zulassen, wechselt der Status automatisch wieder auf „In Arbeit”. und der Versand wird fortgesetzt.
Abgeschlossen bzw. Abgeschlossen (automatisch)
Dies ist der letzte Verarbeitungsschritt der Serienkorrespondenz. Die Serienkorrespondenz ist ab jetzt nicht mehr veränderbar. Der Status Abgeschlossen kann nur manuell über die entsprechende Aktion gesetzt werden. Dies ist entweder grundsätzlich bei Serienbriefen notwendig oder aber bei Serien-E-Mails, die nicht komplett vollständig versandt wurden und daher nicht den Status Abgeschlossen (automatisch) erhalten haben.