Business App Technisches Handbuch

2.12. Kalendersynchronisation verwalten

Dieses Steuerelement öffnet die Konfigurationsansicht zur Pflege und Synchronisation unterschiedlicher Kalender in einem neuen Tab.

Einlesen von Kalendereinträgen aus MS Exchange

Die Anwendung kann über den Hintergrundprozess „Termin-Synchronisation” die Kalendereinträge konfigurierter Benutzerprofile mit aktivem Exchange-Zugang aus deren Exchange-Kalendern einlesen. Die Kalendereinträge werden als Datensätze in einer von der Basis-Datentabelle „Basis.Termine” abgeleiteten Datentabelle erzeugt und können in Kalenderansichten dargestellt werden. Sie sind über eine Relation mit dem jeweiligen Benutzerprofil verbunden.

Falls Kalendereinträge für das selbe Benutzerprofil von mehreren Servern oder durch mehrere Kalender-Gruppen eingelesen werden, so werden die zugehörigen Kalendereinträge nur einmal angelegt, wenn sie in der selben Datentabelle erzeugt werden. Sind für unterschiedliche Server unterschiedliche Datentabellen konfiguriert, werden die Kalendereinträge mehrfach angelegt. Bei unterschiedlichen Einstellungen wird versucht, die Einstellungen zu kombinieren oder die weitreichendsten Einstellungen anzuwenden. Beim Einsammeln eines Benutzerprofils von mehreren Servern sollten die Einstellungen übereinstimmen.

Für Benutzerprofile, deren Kalendereinträge auf diese Art eingelesen werden sollen, muss ein Exchange-Zugang eingerichtet werden, in dem mindestens der Benutzername des zugeorndeten Kalenders gepflegt wird.

Der Zugang zu den Kalendern erfolgt auf einem von drei Wegen:

  • Über das Exchange-Passwort der Benutzer, welches ebenfalls in dem Exchange-Zugang hinterlegt werden muss,
  • Über einen zentralen Benutzer, der pro Exchange Server-Konfiguration angegeben werden kann. Dieser zentrale Benutzer benötigt auf dem Exchange Server die Berechtigung zum Identitätswechsel (Rolle: „ApplicationImpersonation”), um auf die Kalender anderer Benutzer zuzugreifen. Die einzelnen Benutzer müssen in diesem Falle dafür nichts tun.
  • Über eine zentrale OAuth-Authentifizierung, die pro Exchange Server-Konfiguration angegeben werden kann. OAuth muss dafür im Azure Active Directoy eingerichtet werden. Die einzelnen Benutzer müssen in diesem Falle dafür nichts tun.

Wenn Benutzerprofile gelöscht werden oder es keine Kalender-Gruppen mehr gibt, in denen sie direkt oder über Rollen enthalten sind, entfernt der Hintergrundprozess auch deren Kalendereinträge aus der Anwendung.

Der Hintergrundprozess arbeitet immer die seit dem letzten Lauf geänderten oder neu erstellten Kalendereinträge ab. Das bedeutet, dass der erste Lauf in der Regel deutlich länger dauert als alle folgenden. Für eine Kalender-Gruppe oder einen einzelnen Benutzer kann jederzeit wieder eine komplette Synchronisation angefordert werden. Er arbeitet periodisch und startet bei jeder Aktualisierung der Exchange Server-Konfiguration sofort.

Der Hintergrundprozess erzeugt ein Anwendungsprotokoll.

Die folgenden Informationen werden synchronisiert: Betreff, Ort, Beginn, Ende, Ganztägig-Flag, Anzeigen als, Kategorie, Beschreibung und Anhänge, Teilnehmer. Für „Anzeigen als” und die Kategorie wird jeweils eine Auswahlliste gepflegt, welche in den Kalenderansichten verwendet werden kann. Kategorien, die aus Exchange kommen werden als inaktive Auswahllistenwerte angelegt. Das bedeutet, sie werden angezeigt, können aber nicht aktiv verwendet werden. Beim Erstellen neuer Kalendereinträge stehen nur die aktive Kategorien zur Auswahl.

Die Anhänge werden in die Dateianhänge-Spalte „DefaultAttachments” synchronisiert.

Termine werden zur Person (Profilen) und den Teilnehmern in Relation gesetzt. Die Teilnehmer werden versucht anhand Ihrer E-Mail-Adresse zu Firmen bzw. Kontakten zuzuordnen. Es wird nur maximal eine Zuordnung pro E-Mail-Adresse getroffen. Dabei werden zunächst aktive E-Mail-Adressen gesucht, danach auch inaktive. Es werden E-Mail-Adressen von Kontakten gegenüber denjenigen von Firmen bevorzugt. Letztendlich werden primäre E-Mail-Adressen vor allen anderen zugeordnet. Beispielsweise wird eine aktive, nicht-primäre E-Mail-Adresse eines Kontaktes bevorzugt für einer aktiven, primären E-Mail-Adresse einer Firma verwendet.

Private Termine werden synchronisiert, dabei aber alle Informationen bis auf „Anzeigen als” entfernt.

Kalendereinträge in MS Exchange erzeugen und ändern

Abhängig von den Berechtigungen für das Anlegen und Ändern von Kalendereinträgen, können für alle Benutzer im Kalender Termine angelegt und geändert werden.

Wenn ein Benutzer in einer Konfiguration zur Exchange-Kalendersynchronisation auftaucht (unabhängig davon, ob Benutzer, Gruppe oder Exchange Server-Konfiguration aktiv oder inaktiv sind), können für diesen Benutzer nur dann Termine angelegt und geändert werden, wenn es sich um eine akive Kalendersynchronisation handelt. In einer Exchange Server-Konfiguration muß dazu die Option „Änderungen schreiben” aktiviert sein und die Kalendergruppe sowie der Exchange-Zugang des Benutzers müssen aktiv sein.

In der Kalendergruppe kann bestimmt werden, wer für die Mitglieder dieser Gruppe Kalendereinträge anlegen und ändern darf.

Neue Termine und Änderungen werden sofort und unabhängig von der Kalendersynchronisation an Exchange übertragen.

Einstellungen zur Kalendersynchronisation

Aktion Beschreibung
Neue Exchange Server-Konfiguration Legen Sie eine neue Konfiguration für einen MS Exchange Server an. In dieser Konfiguration legen Sie einige allgemeine Einstellungen zur Kalendersynchronisation mit diesem Exchange Server fest, wie beispielsweise das Intervall oder die Protokollierung.
Neue Kalendergruppe Legen Sie zu einer Server-Konfiguration mindestens eine Kalendergruppe an. In der Kalendergruppe legen Sie die Rollen oder Benutzerprofile fest, deren Kalendereinträge mit dem jeweiligen Server synchronisiert werden. Zusätzlich gibt es noch weitere Einstellungen pro Gruppe. Überschneiden sich Gruppenmitgliedschaften werden die Einstellungen entweder addiert oder die umfassenderen Einstellungen werden pro Gruppenmitglied angewendet.

Exchange Server-Konfiguration

Felder

Feld Beschreibung
Name Vergeben Sie eine Namen für diese Konfiguration. Der Name wird Benutzern nicht angezeigt und nur intern verwendet.
Aktiv Wählen Sie, ob diese Server-Konfiguration aktiv ist. Inaktive Server-Konfigurationen werden von der Kalendersynchronisation nicht berücksichtigt.
Datentabelle Wählen Sie die Datentabelle aus, in der die Kalendereinträge in der Anwendung gespeichert werden. Es stehen nur Datentabellen zur Auswahl, die
von der Basisdatentabelle ‘Basis.Termin’ abgeleitet sind.
Änderungen schreiben Wenn Sie diese Option aktivieren, können Termine in BusinessApp geändert werden und die Änderungen werden direkt zum Server zurückgeschrieben.
Authentifizierung Geben Sie an, auf welche Art die Authentifizierung gegen den Exchange-Server erfolgt.
Benutzername Geben Sie optional einen zentralen Benutzernamen an, der auf dem MS Exchange Server über die Berechtigung zum Identitätswechsel (Rolle: „ApplicationImpersonation”) verfügen muss. Wenn ein zentraler Benutzernamen konfiguriert ist, wird dieser für alle Mitglieder der Kalendergruppen verwendet, um deren Kalendereinträge zwischen der Anwendung und dem MS Exchange Server zu synchronisieren. Anderenfalls muss das Benutzerpasswort für jedes Benutzerprofil im Exchange-Zugang angegeben werden.
Passwort Wenn Sie einen Benutzernamen angeben, müssen Sie auch dessen Passwort für den Zugriff auf den Server angeben.
Redirect URI Geben Sie die Redirect URI des OAuth-Zugangs ein.
Client ID Geben Sie die Client ID des OAuth-Zugangs ein.
Tenant ID Geben Sie die Tenant ID des OAuth-Zugangs ein.
Client Secret Geben Sie die Client Secret des OAuth-Zugangs ein.
Scope Geben Sie den Scope des OAuth-Zugangs ein. Z.B.: ‘https://outlook.office365.com/Calendars.Read’. Die Berechtigung ‘Calenders.Read’ ist mindestens notwendig.
MS Exchange Webservice Geben Sie den Webservive des MS Exchange Server an, welcher zur Synchronisation der Kalendereinträge verwendet wird. Die Adresse könnte beispielsweise lauten: https://exchange.ihre-domäne.net/ews/exchange.asmx.
Sync-Intervall Geben Sie das Intervall in Minuten an, in dem die Kalendersynchronisation für diesen Server ausgeführt wird.
Synchronisation ab Geben Sie an, ab welchem Datum Termine aus Exchange synchronisiert werden sollen. Eine Änderung wirkt sich immer nur auf danach synchronisierte Termine aus. Bei Serienterminen genügt eine Wiederholung nach diesem Datum, um die gesamte Serie zu synchronisieren. Um Änderungen des Datums auch auf bereits übertragene Termine anzuwenden, verwenden Sie die Aktion ‘Neu synchronsieren’.
Erweiterte Protokollierung Wählen Sie, ob im Synchronisationsprotokoll detaillierte Informationen protokolliert werden. Diese Informationen werden mit dem Schweregrad ‘Debug’ protokolliert, verlangsamen den Synchronisationsprozess und können sehr umfangreich werden. Außerdem sorgt die erweiterte Protokollierung dafür, dass die Termin-Bereinigung immer protokolliert wird, auch wenn sie nichts zu tun hat.
Fehlerbehandlung Zukunft Wählen Sie aus, was bei Fehlern während der Synchronisation in der Zukunft liegender Kalendereinträge passiert. Entweder wird die Synchronisation für den aktuellen Benutzer abgebrochen oder aber sie wird fortgesetzt. Bei zukünftigen Synchronisationen wird der fehlerhafte Eintrag immer wieder versucht zu synchronisieren. Als dritte Option wird ein einmal aufgetretener Fehler bei zukünftigen Synchronisationen ignoriert. Bei den ersten beiden Optionen werden immer wieder alle Kalendereinträge seit der letzten erfolgreichen Synchronisation verarbeitet. Bei der dritten Option werden nur die seit der letzten Synchronisation geänderten Kalendereinträge verarbeitet.
Fehlerbehandlung Vergangenheit Wählen Sie aus, was bei Fehlern während der Synchronisation in der Vergangenheit liegender Kalendereinträge passiert. Entweder wird die Synchronisation für den aktuellen Benutzer abgebrochen oder aber sie wird fortgesetzt. Bei zukünftigen Synchronisationen wird der fehlerhafte Eintrag immer wieder versucht zu synchronisieren. Als dritte Option wird ein einmal aufgetretener Fehler bei zukünftigen Synchronisationen ignoriert. Bei den ersten beiden Optionen werden immer wieder alle Kalendereinträge seit der letzten erfolgreichen Synchronisation verarbeitet. Bei der dritten Option werden nur die seit der letzten Synchronisation geänderten Kalendereinträge verarbeitet.
Beschreibung Beschreiben Sie dieses Element.

Aktionen

Aktion Beschreibung
Neu synchronisieren Beim nächsten Synchronisationslauf werden alle Mitglieder dieser Exchange-Konfiguration komplett neu übertragen.
Aktualisieren Die Synchronisation wird bei der Aktualisierung der Exchange-Konfiguration sofort gestartet.

Kalendergruppe

Felder

Feld Beschreibung
Name Vergeben Sie eine Namen für diese Konfiguration. Der Name wird Benutzern nicht angezeigt und nur intern verwendet.
Aktiv Wählen Sie, ob diese Kalendergruppe aktiv ist. Inaktive Kalendergruppen werden von der Kalendersynchronisation nicht berücksichtigt.
Anhänge Wählen Sie aus, ob Anhänge (und Inline-Bilder) eingelesen werden.
Mitglieder Wählen Sie Rollen oder Benutzerprofile aus, deren Kalendereinträge synchronisiert werden. Überschneiden sich Gruppenmitgliedschaften von Mitgliedern werden die Einstellungen entweder addiert oder die umfassenderen Einstellungen angewendet.
Lesen Wählen Sie Benutzerprofile oder Rollen, welche einen lesenden Zugriff auf alle synchronisierten Kalendereinträge dieser Kalendergruppe erhalten. Wenn das Feld leer ist, dürfen alle Benutzer die Kalendereinträge dieser Kalendergruppe lesen. Es kann immer Benutzer geben, die unabhängig von diesem Feld alle Kalendereinträge oder keine Kalendereinträge lesen dürfen.
Eigentümer darf bearbeiten Wählen Sie aus, ob die Termin-Eigentümer dieser Gruppe ihre eigenen Kalendereinträge bearbeiten dürfen. Das Bearbeiten muss dafür zusätzlich in der Exchange Server-Konfiguration freigeschaltet sein und die Termin-Eigentümer müssen grundsätzlich Bearbeitungsrechte für Kalendereinträge haben.
Weitere Bearbeiter Wählen Sie Benutzerprofile oder Rollen, welche Kalendereinträge dieser Kalendergruppe bearbeiten dürfen. Das Bearbeiten muss dafür zusätzlich in der Exchange Server-Konfiguration freigeschaltet sein und die weiteren Bearbeiter müssen grundsätzlich Bearbeitungsrechte für Kalendereinträge haben.
Beschreibung Beschreiben Sie dieses Element.

Aktionen

Aktion Beschreibung
Löschen Durch das Löschen dieser Kalendergruppe werden alle Kalendereinträge gelöscht, die nur zu dieser Gruppe gehören. Gruppenoptionen (z.B. Rechte) werden für gegebenenfalls bestehenbleibende Kalendereinträge nicht automatisch aktualisiert. Lösen Sie bei Bedarf für andere Kalendergruppen oder die Exchange Server-Konfiguration manuell eine komplette Neu-Synchronisation aus.
Neu synchronisieren Bei der nächsten Synchronisierung dieser Gruppe werden alle Kalendereinträge der Gruppenmitglieder neu synchronisiert, nicht nur die geänderten.