Über die Aktion Erstellen/E-Mail oder Erstellen/E-Mail von Vorlage erstellen Sie eine neue ausgehende E-Mail an die primäre E-Mail-Adresse der ausgewählten Adresse. Die E-Mail wird automatisch in der Vorgangshistorie der Adresse abgelegt. So lange die E-Mail noch nicht versendet wurde (Status Entwurf), können Sie sie beliebig verändern. Nach dem erfolgreichen Versenden der E-Mail sind Empfänger, Inhalt und Anhänge jedoch nicht mehr änderbar. Damit entspricht die dokumentierte E-Mail immer genau der E-Mail, welche Sie auch tatsächlich abgesendet haben.
Je nach Aktion wählen Sie zunächst eine E-Mail-Vorlage aus, welche zum Erstellen der neuen E-Mail verwendet wird. Die Vorlage kann als Empfänger auch eine andere als die primäre E-Mail-Adresse der ausgewählten Adresse verwenden.
Jeder Benutzer, der auf Grund seiner Berechtigungen eine E-Mail im Entwurfsstatus ändern darf, kann sie auch versenden.
Legen Sie in Ihren Benutzereinstellungen Ihre E-Mail-Signatur fest. Diese wird automatisch in neue E-Mails eingefügt. Bei E-Mails von Vorlage legt die Vorlage die zu verwendende Signatur fest.
Sie können auch eingehende E-Mails aus MS Outlook mittels des Business-Mail Add-Ins ablegen. Bei eingehenden E-Mails sind ebenfalls Empfänger, Inhalt und Anhänge nicht mehr änderbar.
Aktionen
Für E-Mails stehen Ihnen zusätzlich zu den allgemeine Aktionen in Masken die folgenden Aktionen zur Verfügung. Für ausgehende und eingehende E-Mails sowie je nach Status der ausgehenden E-Mails stehen unterschiedliche Aktionen zur Verfügung.
| Aktion | Verfügbar | Beschreibung |
|---|---|---|
| Senden | Ausgehende E-Mail | Senden Sie die E-Mail ab. Sie wird automatisch gespeichert. |
| Weiterleiten mit Anhängen | Beide | Leiten Sie diese E-Mail mit allen Anhängen an andere Empfänger weiter. Prüfen Sie, ob es notwendig ist, die Anhänge weiterzuleiten. |
| Weiterleiten ohne Anhänge | Beide | Leiten Sie diese E-Mail ohne die Anhänge an andere Empfänger weiter. |
| Header | Beide | Zeigen Sie den kompletten E-Mail-Header an. |
| Antworten ohne Anhänge | Eingehende E-Mail | Antworten Sie dem Absender dieser E-Mail. Anhänge werden nicht automatisch in die Antwort kopiert. |
| Antworten mit Anhängen | Eingehende E-Mail | Antworten Sie dem Absender dieser E-Mail. Prüfen Sie, ob es notwendig ist, die Anhänge in die Antwort zu kopieren. |
| Allen Antworten ohne Anhänge | Eingehende E-Mail | Antworten Sie dem Absender und allen Empfängern dieser E-Mail. Anhänge werden nicht automatisch in die Antwort kopiert. |
| Allen Antworten mit Anhängen | Eingehende E-Mail | Antworten Sie dem Absender und allen Empfängern dieser E-Mail. Prüfen Sie, ob es notwendig ist, die Anhänge in die Antwort zu kopieren. |
Beim Antworten werden automatisch die im System hinterlegten aktuellen E-Mail-Adressen derjenigen Adressen oder Organisationsprofile verwendet, an welche die originale E-Mail adressiert war. Sollten diese inzwischen gelöscht worden sein, werden E-Mail-Adressen auch automatisch entfernt. Der Anwender wird in beiden Fällen informiert.
Detailansichten
Die Detailansichten bieten Ihnen eine Übersicht über alle zu dem Vorgang gehörenden weiteren Datensätze.
| Detailansicht | Beschreibung |
|---|---|
| Vorgänge | Diese Detailansicht zeigt Ihnen die Vorgangshistorie, also alle Vorgänge fallend nach Datum sortiert, zu dem aktuellen Vorgang an. |
Felder
Neben den allgemeinen Feldern in Masken können Sie in E-Mails die folgenden Felder verwenden. In einigen Feldern werden Ihnen Auswahllisten angeboten.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Von | Hier sehen Sie den Absender der E-Mail. |
| Antwort an | Antworten auf diese E-Mail an eine andere E-Mail-Adresse als diejenige des Absenders senden. |
| An | Die Empfänger der E-Mail. |
| Kopie | Die Empfänger, welche diese E-Mail in Kopie erhalten. |
| Blindkopie | Die Empfänger, welche diese E-Mail in Blindkopie erhalten. |
| Betreff | Der Betreff der E-Mail. |
| Priorität | Die Priorität der E-Mail. |
| Tags | Wählen oder vergeben Sie Tags, um diesen Vorgang zu segmentieren. Sie können verschiedene Vorgänge über Ansichten nach Tags gruppieren oder suchen. |
| Inhalt | Der Inhalt der E-Mail. |
| Anhänge | An die E-Mail angehängte Dateien. |