1. Context

Deze notitie is bedoeld voor medewerkers bij volmachten die geheel zelf (zonder gebruik te maken van de standaard ondersteuning door systeemhuizen) een volmachtproduct moeten inrichten.

Medio 2018 is onder gelijkwaardige aansturing van verzekeraars en volmachten een project gestart om te komen tot een meer uniform ingerichte volmachtketen en daarmee een structurele verbetering van de datakwaliteit binnen de volmachtketen. De deadline is hard en ambitieus, bepaald door de druk in de dossiers rond toezicht, herverzekeren en premiebepaling. Het project is ondergebracht in de Stichting Uniforme Inrichting Volmachtketen (SUIV / www.suiv.nl) waar verzekeraars en volmachten op basis van gelijkwaardigheid zitting hebben in het bestuur. SIVI ondersteunt SUIV als architect van de oplossing.

De basisafspraken rond uniforme inrichting zijn vastgelegd in het Protocol Uniforme Inrichting Volmachtketen (www.suiv.nl/uniforme-inrichting/). Op dit moment ligt het accent op de specificaties van volmachtproducten en de inrichting daarvan binnen volmachtadministraties. Tevens bevat het protocol werkafspraken rond het omgaan met uitzonderingen en het voeren van zelf ontwikkelde volmachtproducten.

Het Protocol Uniforme Inrichting Volmachtketen bevat onder aan de streep twee belangrijke uitgangspunten:

1. Verzekeraar levert gestandaardiseerde specificaties (AFD-definitie) voor een volmachtproduct waarin is vastgelegd wat de volmacht minimaal registreert. De noodzaak voor registratie komt voort uit de eerdergenoemde drie aandachtsgebieden: toezicht, herverzekeren en premiebepaling.
2. Volmachten richten de volmachtproducten in conform de specificaties in de AFD-definitie.
   

Softwareontwikkelaars kunnen op basis van AFD-definities geautomatiseerd de productspecificaties inlezen en daarmee deels automatisch producten configureren. De systeemhuizen ANVA, CCS en DIAS ondersteunen het gebruik van AFD-definities. Op basis van de AFD-definities maken zij een standaard inrichting voor een product aan. Afhankelijk van het systeemhuis moet de volmacht zelf nog een aantal extra handelingen verrichten voordat men het product in gebruik kan nemen.

Aanvullend is met de systeemhuizen afgesproken dat zij in het verlengde van het gebruik van AFD-definities voorzien in een rapportagefunctie. Binnen ANVA, CCS en DIAS is nu standaard een rapportagemodule opgenomen waarmee de volmacht kan aangeven waar zijn portefeuille afwijkt van de actuele AFD-definitie voor dat product. Tevens kan hij aangeven welke polissen conform welke AFD-definitie versie zijn opgemaakt. Deze rapportage maakt een detail afstemming tussen verzekeraar en volmacht mogelijk. Als het gaat om de vraag hoe de volmachtketen toont dat men in control is, dan speelt deze rapportage een belangrijke rol. Immers het gaat de toezichthouder er niet om dat er geen afwijkingen mogen zijn, het gaat er om dat de volmachtketen inzicht heeft in afwijkingen, risico’s kan beoordelen en waar nodig mitigerende maatregelen kan nemen.