Bijlage 1: Onderlinge afstemming bij doorvoeren wijzigingen

In de Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmachten (VSV) is gesteld dat in beginsel de door verzekeraar verstrekte instructies met betrekking tot de wijze waarop de volmacht werkzaamheden en bevoegdheden dient uit te oefenen binnen 45 dagen (VSV 2017) uitgevoerd moeten worden. In overleg kunnen verzekeraar en volmacht hiervan afwijken.

Daar waar het wijzigingen in de inrichting van een volmachtproduct betreft zal er vaak sprake zijn van een traject in twee stappen:

1. De in gebruik zijnde software moet worden aangepast door software leverancier(s) en/of eigen ICT afdeling.
2. De volmacht moet de wijziging in gebruik nemen, eventueel voorafgegaan door inrichtingsactiviteiten.
   

Om de gewenste doorlooptijd voor het doorvoeren van wijzigingen te halen is onderlinge communicatie tussen verzekeraar, leverancier(s) en volmacht essentieel. Punten van aandacht voor de verzekeraar:

• Het is belangrijk dat de keten goed zicht heeft op de impact van gevraagde wijzigingen. Sommige productwijzigingen kunnen bij software leveranciers grote impact hebben (bijvoorbeeld aanpassing van schermen a.g.v. nieuwe attributen of het raadplegen van een nieuwe tabel). Het is raadzaam (eventueel in overleg met de ketenpartijen) vooraf stil te staan bij een realistische termijn voor het doorvoeren van wijzigingen.
• Des te eerder de verzekeraar de keten informeert over een op handen zijnde / geplande wijziging, des te beter de keten in staat zal zijn deze wijzigingen in te plannen en de gewenst de doorlooptijd uit de VSV te faciliteren.
  

Leveranciers zijn formeel geen partij binnen de Samenwerkingsovereenkomst Volmachten. Vanuit het Protocol Uniforme Inrichting Volmachtketen is het uitgangspunt dat de leveranciers die dit protocol onderschrijven zich in redelijkheid zullen inzetten om de volmacht in staat te stellen de in de VSV gestelde termijn om instructies op te volgen te halen.

Onderstaand een overzicht ten aanzien van de uitgangspunten voor onderlinge communicatie bij het doorvoeren van wijzigingen.

Wijziging premieberekening / acceptatie zonder gewijzigde attribuut definities:

Onderlinge communicatie als wordt gewerkt op basis van VPI:

Onderlinge communicatie als wordt gewerkt op basis van specificaties:

Wijziging premieberekening / acceptatie / registratie met gewijzigde / nieuwe attribuut definities in het verlengde van de huidige definitie:

In dit geval is er sprake van een extra attribuut, een vervallen attribuut, een wijziging van codelijst en/of een wijziging van waarde bereik. De wijzigingen zijn beperkt van omvang en impact. De vereisten zijn toegelicht in paragraaf 5.1 en 5.2. Uitgangspunten voor onderlinge communicatie:

Wijziging volmachtproduct die leidt tot een wezenlijk andere inrichting dan huidige definitie:

Wijzigingen leiden tot een wezenlijk andere inrichting dan huidige definitie. Nieuwe variant van het volmachtproduct wordt neergezet als ‘nieuw product’ naast bestaand product. Uitgangspunten voor onderlinge communicatie: