5. Afhandeling polis

5.1 Afspraken bij nieuw volmachtproduct

5.1.1 Proces verzekeraar

De verzekeraar is verantwoordelijk voor het verstrekken van een sluitende productdefinitie van het volmachtproduct. Deze productdefinitie wordt gedistribueerd aan derden in de vorm van een door SIVI gecertificeerde AFD-definitie. Onderstaand een overzicht van de verschillende onderdelen.

Unieke identificatie productdefinitie:
Elke uitlevering van een AFD-definitie voor een volmachtproduct (productdefinitie) is voorzien van een unieke identificatie en bestaat uit:

• Branche code (AFD-attribuut BRANCHE)
• POR-code verzekeraar (AFD-attribuut MYAAND)
• AFD-definitie naam (AFD-attribuut AFDDEFN / in dit domein ingevuld met de productnaam)
• Versienummer (AFD-attribuut ADEFVRS)
  

Polisvoorwaarden:
In Word-bestand. Geen aanvullende eisen.

Polisblad:
In Word-bestand. Alle gebruikte attributen voor/op het polisblad worden benoemd met de AFD-aanduiding en zijn dus in het AFD opgenomen.

Clausules (incl. condities):
In Excel-bestand. Condities in kolommen. Alle gebruikte attributen binnen condities worden benoemd met de AFD-aanduiding en zijn dus in het AFD opgenomen.

BM Specificatie (als van toepassing):
In Excel-bestand. Geen aanvullende eisen.

Premieberekening:
Indien VPI wordt aangeboden
Voor zowel de aanroep als het resultaat van de VPI-service voor premieberekening wordt een AFD-definitie opgesteld. De AFD-definitie bestaat uit drie delen. Ten eerste een specificatie van de te gebruiken attributen bij de aanroep. Ten tweede de verbandcontroles ten behoeve van een correcte aanroep van de service. Ten derde een specificatie van de attributen die door de service retour geleverd worden.
Als de verzekeraar een VPI-service voor premieberekening aanbiedt, dan is dat de standaard werkwijze voor het volmachtproduct.

Indien verzekeraar ondersteuning levert bij realisatie tariefsoftware buiten VPI
Onder tariefsoftware buiten VPI worden bijvoorbeeld Rolls of Softrules gerekend. De verzekeraar ziet erop toe dat de voor het volmachtproduct gehanteerde attributen aansluiten bij de AFD-definitie van het volmachtproduct.

Indien formularium wordt aangeboden
De specificatie van de premieberekening wordt door verzekeraar in een werkend Excel-bestand aangeleverd. Alle gebruikte attributen worden benoemd in de AFD-aanduiding en zijn dus in het AFD opgenomen. Met ‘werkend’ wordt bedoeld dat de berekening correct wordt uitgevoerd op basis van het correct invullen van de vereiste attributen. Eventuele koppelingen binnen het Excel bestand met tabellen / externe databronnen voor deze attributen zijn niet vereist.

Testvoorbeelden
Verzekeraar voorziet in een set van representatieve testvoorbeelden in AFD- formaat. |

Acceptatie:
Indien VPI wordt aangeboden
Voor zowel de aanroep als het resultaat van de VPI-service voor acceptatie wordt een AFD-definitie opgesteld. De AFD-definitie bestaat uit drie delen. Ten eerste een specificatie van de te gebruiken attributen bij de aanroep. Ten tweede de verbandcontroles ten behoeve van de correcte aanroep. Ten derde een specificatie van de attributen die door de service retour geleverd worden.
Als de verzekeraar een VPI-service voor acceptatie aanbiedt, dan is dat de standaard werkwijze voor het volmachtproduct.

Indien richtlijnen worden aangeboden
De specificatie van de acceptatie richtlijnen wordt in Excel-bestand aangeleverd. Alle gebruikte attributen worden benoemd in de AFD-aanduiding en zijn dus in het AFD opgenomen. Eventuele koppelingen binnen het Excel bestand met tabellen / externe databronnen voor deze attributen zijn niet vereist. |

Kunnen aanleveren:
De gegevens die de volmacht aan de verzekeraar moet kunnen aanleveren voor een polis vanuit een volmachtadministratie. Dit bestaat uit de gegevens die:

1. Verplicht op de polis opgenomen moeten worden.
2. Noodzakelijk zijn voor toezicht (Solvency, IFRS, etc.).
3. Noodzakelijk zijn voor de rapportage aan herverzekeraars.
4. Nodig zijn voor premieberekening.
5. Nodig zijn voor acceptatie.
   

Voor (2) en (3) geldt het uitgangspunt dat deze gegevens zijn benoemd binnen het NVGA-protocol.

Voor (4) en (5) kan de verzekeraar de afweging maken slechts een deel van de gegevens verplicht te stellen (bijvoorbeeld als met een factor voor premieberekening gewerkt wordt bij schade zakelijk).

Voor de aan te leveren attributen wordt een AFD-definitie opgesteld. Deze bevat ten eerste een specificatie van de gebruikte attributen en ten tweede de verbandcontroles ten behoeve van een correcte levering van deze data.

Aanlevering vindt plaats via het NVGA-protocol of via ad-hoc-rapportages (zie hoofdstuk 9). |

5.1.2 Proces volmacht

De volmacht is verantwoordelijk voor het inrichten van goede processen rond een volmachtproduct en het borgen van een goede registratie van een polis. Onderstaand een overzicht van de verschillende onderdelen.

Systeemlandschap:
Voor het gehele traject van de afhandeling van een polis komen bij de volmacht verschillende inrichtingsvarianten voor. Afhankelijk van de bedrijfsvoering van de volmacht komen één of een combinatie van onderstaande onderdelen voor:

1. Administratiepakket (ANVA, CCS, UNIT4).
2. Premie / Vergelijker (Softrules, Rolls, …).
3. Offertesoftware (ATOSI, …).
4. Acceptatie (FRISS, Building Blocks, …).
5. Portalen (AWI, Hofstaete, Bugs Business, …).
6. Eigen ontwikkelde software voor o.a. administratie, vergelijking, acceptatie, portaal.
   

De volmacht volgt bij het inrichten van het volmachtproduct de productdefinitie zoals verstrekt door de verzekeraar (zie paragraaf 5.1.1). Het uitgangspunt is dat alle leveranciers in de keten het Protocol Uniforme Inrichting Volmachtketen volledig ondersteunen. De realiteit zal zijn dat niet alle leveranciers dat altijd kunnen of willen doen. Het is aan de volmacht –in zijn verantwoordelijkheid voor procesinrichting en in zijn rol als systemintegrator– te borgen dat hij binnen het samengestelde gebruik van de verschillende software componenten de vereisten uit dit Protocol Uniforme Inrichting Volmachtketen volgt.

Toegestane afwijkingen van productdefinities zonder afstemming:
De verzekeraar heeft aangegeven welke attributen de volmacht minimaal registreert of kan afleiden voor een volmachtproduct. De volmacht mag wel meer attributen per polis vastleggen. Ook mag de volmacht kiezen voor een subset (bijv. 2 van 4 dekkingen). |

Afwijkende afspraken:
Afwijkingen van door verzekeraar geleverde productdefinities en de afspraken in dit Protocol zijn in onderling overleg mogelijk (zie paragraaf 4.3).

5.1.3 Vereisten volmachtsoftware

De leverancier faciliteert met software (onderdelen van) de processen binnen de volmachtketen en is daarbij verantwoordelijk dat dit –waar van toepassing– binnen zijn software gebeurt conform het Protocol Uniforme Inrichting Volmachtketen. Onderstaand een overzicht van de verschillende onderdelen.

Ondersteuning Programma UIV afhankelijk van rol in proces:
Afhankelijk van de bedrijfsvoering van de volmacht komen één of een combinatie van onderstaande onderdelen voor:

1. Administratiepakket (ANVA, CCS, UNIT4).
2. Premie / Vergelijker (Softrules, Rolls, …).
3. Offertesoftware (ATOSI, …).
4. Acceptatie (FRISS, Building Blocks, …).
5. Portalen (AWI, Hofstaete, Bugs Business, …).
6. Eigen ontwikkelde software voor administratie, vergelijking, acceptatie en/of portaal.
   

Leveranciers stellen zelf vast voor welke onderdelen binnen de software het Protocol Uniforme Inrichting Volmachtketen gevolgd moet worden. Uitgangspunt is dat alle leveranciers in de volmachtketen het Protocol Uniforme Inrichting Volmachtketen voor de relevante onderdelen van hun software volledig ondersteunen.

Volgen specificaties AFD- definitie Standaard:
Binnen de volmachtsoftware zijn volmachtproducten ingericht conform de specificaties aangeleverd op basis van de AFD-definitie Standaard. Het uitgangspunt is dat de data is opgeslagen in AFD-formaat, dus zonder conversietabellen. Als dit niet mogelijk is, dan moet er altijd sprake zijn van 1:1 mappingen of n:1 mappingen (waarbij 1=AFD-zijde). De leverancier zorgt er in dat geval voor dat de volmacht via een vaste rapportage kan tonen hoe deze mappingen zijn ingericht dan wel de leverancier verstrekt een specificatie hoe deze mappingen zijn ingericht.

Vastlegging unieke identificatie productdefinitie voor volmachtproduct:
Per polis is de gebruikte productdefinitie herleidbaar. Op deze wijze is geborgd dat het duidelijk is op basis van welke uitgangspunten de polisgegevens zijn vastgelegd.
De unieke identificatie van een productdefinitie voor een polis bestaat uit:

• Branche code (AFD-attribuut BRANCHE).
• POR-code verzekeraar (AFD-attribuut MYAAND).
• AFD-definitie naam (AFD-attribuut AFDDEFN in dit domein ingevuld met de productnaam).
• Versienummer (AFD-attribuut ADEFVRS).
  

Op het moment dat het samenstellen van een polis over meerdere toepassingen verloopt (bijvoorbeeld aanvraag & acceptatie in toepassing X en opslag in toepassing Y) dan moeten alle toepassingen dezelfde productdefinitie hanteren. De leverancier stelt de volmacht in staat te rapporteren over de AFD-definities van de in gebruik zijnde volmachtproducten.

Toegestane afwijkingen van specificaties zonder afstemming:
Voor een volmachtproduct mag een volmacht meer attributen per polis vastleggen. Ook mag een volmacht subsets gebruiken (bijv. 2 van 4 dekkingen).

Standaard uitlevering productinrichting:
Bij voorkeur is een volmachtproduct binnen de volmachtsoftware vooraf door de leverancier ingericht op basis van de AFD-definitie. Bij voorkeur wordt dit grotendeels automatisch geconfigureerd op basis van de aangeleverde AFD- definitie. Dit met het oog op het laag houden van de kosten in de keten, een zo kort mogelijke doorlooptijd voor wijzigingen en een zo’n klein mogelijke foutkans bij het doorvoeren van wijzigingen. De leverancier zorgt voor een centrale uitlevering van de nieuwe inrichting voor het volmachtproduct of de definities daarvan. Dit is inclusief –indien aanwezig– de mogelijkheid de VPI-services voor premieberekening en acceptatie te gebruiken.

Vastleggen kortingen:
Bij de polisregistratie worden kortingen expliciet vastgelegd. Hierdoor is het transparant waar en in welke mate afwijkingen van het standaard tarief aanwezig zijn.

• Korting op premie: deze korting wordt in de daarvoor bestemde attributen (op dekkingsniveau) vastgelegd (AFD-attributen BAFWST voor bedrag & PAFWST voor percentage).
• Korting op BM-trede: bij afwijkende BM-trede wordt de afwijking van de standaard BM-trede vastgelegd (AFD-attribuut TAFWSBM voor trede & PAFWSBM voor percentage).
  

Methodiek premieberekening:
Standaard wordt bij polisregistratie opgenomen op welke wijze de premieberekening tijdens prolongatie heeft plaatsgevonden. Dit is een AFD- codelijst waarin alle beschikbare varianten zijn opgenomen (niet, handmatig, geïndexeerd, formularium, VPI, Rolls, Softrules / AFD-attribuut WPREMBP).

5.1.4 Aanvullende afspraken bij inrichten poolproduct

Bij poolproducten geldt de onderstaande aanvulling.

Verantwoordelijkheid poolleider:
De poolleider is verantwoordelijk voor het opstellen van de productdefinitie in de vorm van een AFD-definitie zoals benoemd in 5.1.1. De volmacht verzorgt waar nodig de distributie van de productdefinitie naar leveranciers.

5.1.5 Aanvullende afspraken bij volmacht specifiek volmachtproduct

Volmacht en verzekeraar ontwikkelen gezamenlijk een volmachtproduct dat afwijkt van de reguliere volmachtproducten.

Verantwoordelijkheid specificaties volmachtproduct:
Verzekeraar en volmacht spreken samen af wie van beiden verantwoordelijk is voor op het opstellen van de productdefinitie zoals benoemd in 5.1.1. De verzekeraar blijft eindverantwoordelijk voor de productdefinitie. De volmacht verzorgt waar nodig de distributie van de productdefinitie naar leveranciers.

5.2 Afspraken bij doorvoeren wijziging volmachtproduct

5.2.1 Proces verzekeraar

Bij het overgaan naar een volgende versie van een volmachtproduct gelden onderstaande aanvullende punten voor verzekeraar.

Specificatie van wijzigingen:
Bij een wijziging van een volmachtproduct zorgt de verzekeraar voor een duidelijke toelichting van de wijzigingen ten opzichte van de voorgaande productdefinitie. Bij een wijzing wordt steeds een complete productdefinitie (AFD- definitie) voorzien van een nieuw versienummer verstrekt.

Termijn van invoering:
Verzekeraar voorziet conform de VSV in een duidelijke instructie rond de gewenste tijdlijn voor het omzetten naar de nieuwe productvariant (per hoofdvervaldatum / per mutatiemoment / binnen gestelde periode). Bij het stellen van termijnen houdt de verzekeraar indien mogelijk rekening met de reactietijd van ketenpartijen. In ‘Bijlage 1: Onderlinge afstemming bij doorvoeren wijzigingen’ is een nadere toelichting opgenomen.

Omgaan met impact op productinrichting:
Als de wijzigingen van het volmachtproduct impact hebben op de productinrichting (zoals wijziging waarde bereik attribuut, wijziging codelijst of nieuw attribuut), dan geeft de verzekeraar aan hoe de volmacht met deze wijzigingen moet omgaan voor de bestaande portefeuille.

Ondersteuning prolongatie voorgaande versie:
Verzekeraar ondersteunt de prolongatie van de voorgaande versie van het volmachtproduct voor een vastgestelde (en reële) termijn.

5.2.2 Proces volmacht

Bij de overgang naar een volgende versie van een volmachtproduct gelden onderstaande aanvullende punten voor volmacht.

Volgen van termijnen:
De volmacht migreert het volmachtproduct naar de inrichting voor de nieuwe productdefinitie conform de door de verzekeraar geleverde specificatie in de vorm van een AFD-definitie en binnen de gestelde termijn.

Omzetting naar meest courante versie volmachtproduct:
Het kan zijn dat er meer dan één wijziging is doorgevoerd voor een volmachtproduct voordat de omzetting van een polis naar het actuele tarief plaatsvindt. In dat geval wordt de polis altijd omgezet naar de meest actuele productdefinitie. (Na in gebruik name van een nieuwe productdefinitie worden mutaties en het aanmaken van nieuwe posten altijd in de nieuwe productdefinitie uitgevoerd.)

Rapportage:
De verzekeraar kan de volmacht verzoeken een rapportage te leveren over de status van het omzetten naar de nieuwe versie (zie ook 5.2.3).

5.2.3 Vereisten volmachtsoftware

Bij de overgang naar een volgende versie van een volmachtproduct gelden onderstaande aanvullende punten voor de leverancier.

Geen twee versies van volmachtproduct naast elkaar:
Bij een wijziging gaat het in gebruik nemen van de nieuwe productdefinitie altijd gepaard met het omzetten van de oude productdefinitie naar de nieuwe productdefinitie. Er kunnen dus –indien er sprake is van wijziging– geen twee versies naast elkaar gebruikt worden. Polisbladen, correspondentie, etc. moeten aansluiten bij de nieuwe productdefinitie.

Markeren van niet langer gebruikte attributen:
Bestaande attributen die niet voorkomen in de nieuwe productdefinitie worden niet verwijderd, maar wel gemarkeerd als ‘niet in actuele versie volmachtproduct’. Deze attributen kunnen bijvoorbeeld nodig zijn voor prolongatie als afgesproken is dat pas bij mutatie wordt omgezet.

Prolongatie op basis van versienummer:
Polissen die conform afspraak met verzekeraar nog niet zijn gemigreerd naar de nieuwe productversie, prolongeren op basis van het tarief van de oude versie van het volmachtproduct. De verzekeraar moet in die gevallen ook oudere productversies actualiseren voor bijvoorbeeld noodzakelijke bijstelling premieberekening of wettelijke wijziging.

Rapportage:
De leverancier voorziet in een rapportage over de status van het omzetten van de oude naar de nieuwe productversie.

Nieuwe posten en mutaties altijd op basis van meest actuele volmachtproduct:
Na ingebruikname van een nieuwe productversie worden (alle) mutaties en het aanmaken van nieuwe posten altijd in de nieuwe productversie uitgevoerd.

5.3 Afspraken bij overvoer

5.3.1 Proces verzekeraar

Bij overvoer van provinciaal naar volmacht gelden onderstaande punten voor de verzekeraar.

Aanlevering van gegevens:
Verzekeraar levert gegevens aan conform specificaties van de bij het beoogde volmachtproduct behorende AFD-definitie.

Ontbrekende of afwijkende gegevens:
Daar waar gegevens ontbreken of afwijken stellen verzekeraar en volmacht samen vast wat hiervoor een passende oplossing is.

5.3.2 Proces volmacht

Bij overvoer gelden onderstaande punten voor de volmacht.

Aanlevering van gegevens:
Bij een bestaande volmachtportefeuille levert de latende volmacht de gegevens aan conform specificaties van de bij het volmachtproduct behorende AFD- definitie.

Ontbrekende of afwijkende gegevens:
De ontvangende volmacht maakt voordat de feitelijke overvoer plaatsvindt een analyse van ontbrekende of afwijkende gegevens. Indien de volmacht de geconstateerde afwijkingen niet binnen zes maanden kan aanvullen/corrigeren, dan maakt de volmacht voordat de overvoer plaatsvindt afspraken met de verzekeraar over hoe met deze afwijkingen wordt omgegaan.

Rapportage:
De verzekeraar kan de volmacht verzoeken een rapportage te leveren rond de status van de overvoer (zie ook 5.3.3).

5.3.3 Vereisten volmachtsoftware

Bij overvoer gelden onderstaande punten voor de leverancier.

Import van data:
Binnen de polisregistratie is het mogelijk om conform de AFD-definitie voor ‘Kunnen aanleveren’ voor het betreffende volmachtproduct de polisdata te importeren.

Vastlegging van andere attributen:
Attributen die niet voorkomen in de definitie van het volmachtproduct kunnen worden opgenomen in de polisregistratie, maar dan wel gemarkeerd als ‘niet in actuele versie volmachtproduct’ (zie ook paragraaf 5.2.3).

Rapportage:
De leverancier voorziet in een rapportage rond de status van overvoer.

Stichting Uniforme Inrichting Volmachtketen