7. Waar rekening mee te houden bij inrichten product door volmachten

Uiteindelijk moet de volmacht het volmachtproduct inrichten of aanpassen binnen zijn omgeving. Dit is vaak niet alleen de polisadministratie-software maar ook aanvullende software die in gebruik is. Wat hier speelt en waar je rekening mee moet houden lees je in dit hoofdstuk.

7.1 Gebruik van polisadministratie-software met standaard inrichting

De drie leidende systemhuizen geven een uitgebreide ondersteuning rond het inrichten van volmachtproducten binnen de polisadministratie in het verlengde van het gebruik van AFD-definities. De impact voor de volmacht verschilt per systeemhuis:

• ANVA maakt voor elke AFD-definitie een productscherm aan. Volmachten hebben een abonnement en selecteren de producten die zij nodig hebben. De volmacht moet nog wel zelf de output inrichten en koppelingen met de andere toepassingen die hij gebruikt. Eigen producten moet de volmacht zelf inrichten. De ondersteuning voor deze volmachten is nog in ontwikkeling.
• CCS analyseert vrijgegeven AFD-definities op in Level toe te voegen labels. Daarnaast kan men aan een product binnen Level een validatie op basis van een AFD-definitie koppelen en daarmee zeker stellen dat een product aan de inrichting conform AFD-definitie voldoet. Volmachten moeten ook zelf de AFD-definitie downloaden als specificatie voor het inrichten van het product.
  CCS volmachten hebben een AFD-definitie nodig als (aanvullende) specificatie om binnen hun polisadministratie-software het volmachtproduct in te richten.
• DIAS verwerkt de AFD-definities grotendeels geautomatiseerd. Ook eigen producten kan de volmacht aanleveren. Volmachten hebben een abonnement en selecteren de producten die zij nodig hebben.

In de basis ondersteunen alle drie de systeemhuizen de uitrol van nieuwe of bijgestelde AFD-definities zonder de noodzaak voor de volmacht een nieuwe release van de polisadministratie-software in gebruik te nemen. De impact voor de volmacht om een nieuwe AFD-definitie in gebruik te nemen is dus beperkt. In uitzonderlijke gevallen –maar dan is dat al duidelijk geworden bij het opstellen van de AFD-definitie– kan er wel sprake van de noodzaak voor een nieuwe release. Een nieuwe release betekent dat het aanzienlijk langer kan duren voordat een product beschikbaar komt.

Met name bij nieuwe producten is de kans groot dat er vragen zijn rond de inrichting van het product. Volmachten kunnen deze vragen direct aan de verzekeraar stellen, maar –zeker gezien de standaardinrichting– zullen volmachten ook direct vragen stellen aan hun systeemhuis. In algemene zin is het belangrijk dat er een goede verbinding is met de service-desk van een systeemhuis. Op het moment dat je vragen verwacht is het goed dit vooraf met de service-desk te bespreken, zodat het systeemhuis zijn klanten zo goed als mogelijk kan helpen, dan wel tijdig kan doorverwijzen naar de juiste contactpersoon/afdeling bij jouw organisatie.

7.2 Volmachten die zelf de polisadministratie-software inrichten

In een aantal situaties maakt de volmacht geen gebruik van een standaardinrichting op basis van AFD-definities:

1. Een volmacht heeft zelf of met verzekeraar een volmachtproduct ontwikkeld dat zo specifiek is dat het systeemhuis hiervoor geen ondersteuning aanbiedt. Dit geldt voor ANVA. CCS en DIAS hebben aangegeven ook individuele AFD-definities te kunnen ondersteunen.
2. Een volmacht kiest ervoor niet aan te sluiten bij de standaard inrichting die de systeemhuizen op basis van AFD-definities bieden. Dit kan voorkomen bij ANVA-kantoren of DIAS-kantoren. CCS-kantoren bepalen altijd zelf de inrichting van het product en toetsen dit tegen de AFD-definitie.
3. Een volmacht zelf de volmacht polisadministratie-software heeft ontwikkeld.
4. De leverancier van de volmacht polisadministratie-software ondersteunt niet de afhandeling rond het Protocol Uniforme Inrichting Volmachtketen. Op dit moment geldt dit voor Novulo.
   

Het zelf inrichten van de polisadministratie-software is nadrukkelijk niet verboden. Wel is het zaak dat deze volmachten maatregelen nemen om te voldoen aan het Protocol Uniforme Inrichting Volmachtketen. Belangrijke aandachtspunten zijn:

• Bijhouden van een administratie van de in gebruik zijnde AFD-definities en regelmatig controles uitvoeren t.a.v. actualiteit.
• Bij de inrichting van producten volgt de volmacht de specificaties van de AFD-definitie. Men moet het AFD volgen en mag geen eigen coderingen hanteren voor de attributen die door de verzekeraar zijn opgegeven. Een subset mag altijd. Dus in plaats van de 5 mogelijke opties maar 3 opties. Eigen waarde-bereiken mogen ook, mits ze binnen de door de verzekeraar gestelde grenzen vallen. Binnen CCS en DIAS zijn de attributen in principe standaard gekoppeld aan het AFD. Bij ANVA mogen alleen de ANVA-labelnummers gebruikt worden die zijn gekoppeld aan het AFD. Merk op: systeemhuizen zullen, als een volmacht dat nodig heeft, voor de inrichting van een product op verzoek altijd voorzien in een gegeven conform AFD-specificaties.
  Het is natuurlijk mogelijk dat verzekeraar en volmacht afspreken af te wijken van een standaard AFD-definitie, zie paragraaf 5.1 voor meer details.
• De binnen het protocol extra afgesproken attributen moeten binnen de polisadministratie-software goed geregistreerd en afgehandeld worden. Zie Bijlage 2: Extra attributen Protocol Uniforme Inrichting Volmachtketen voor een overzicht.
  

Via de rapportage kan je als verzekeraar toetsen of een volmacht conform de uitgangspunten van een AFD-definitie werkt. In hoofdstuk 8 gaan we uitgebreid in op de rapportagefunctie.

Daar waar volmachten een 100% maatschappijproduct of een aangepast 100% maatschappijproduct (zie paragraaf 5.1) zelf inrichten, zijn zij voor deze producten niet aangesloten bij de uitrol van AFD-definities via het systeemhuis. Het is dus zaak goed te begrijpen of ze goed zijn aangesloten op de notificatie-service zoals uitgelegd in paragraaf 6.2.

7.3 Gebruik van aanvullende software

Veel volmachten gebruiken aanvullende software. Voor hen bestaat het traject rond het inrichten van een product of het aanpassen van een productinrichting niet alleen uit het aanpassen van de polisadministratie-software, maar ook uit het (als van toepassing) configureren van koppelingen met andere omgevingen en/of het aanpassen van de andere omgevingen. Dit moeten zij inplannen. Bij een nieuw product zal de impact groter zijn dan bij een kleine wijziging in een bestaande AFD-definitie.

Leveranciers van aanvullende software zullen meer gaan anticiperen op de publicatie van nieuwe of gewijzigde AFD-definities. Zo anticipeert bijvoorbeeld AWI op de vrijgave van AFD-definities. Ook hier geldt dat op het moment dat je vragen verwacht, het goed is dit vooraf met de service-desk te bespreken, zodat de leverancier zijn klanten zo goed als mogelijk kan helpen, dan wel tijdig kan doorverwijzen naar de juiste contactpersoon/afdeling binnen jouw organisatie.
Op het moment dat bijvoorbeeld de aanvraag van een polis over meerdere toepassingen verloopt (bijvoorbeeld aanvraag & acceptatie in toepassing X en opslag in toepassing Y) dan moeten alle toepassingen dezelfde AFD-definitie hanteren.

7.4 Niet elke wijziging heeft impact

Niet elke wijziging van een product leidt tot een aanpassing van een AFD-definitie. Het is belangrijk hier in de communicatie met de volmacht duidelijk over te zijn.

7.5 Houd als dat van toepassing is oog voor de releaseplanning van de volmacht

Veel kleinere volmachten richten producten direct in de productie omgeving in. Grotere volmachtkantoren voeren eerst wijzigingen door binnen een testomgeving. Zij werken vaak met een cyclus om test naar productie te zetten. Vaak ligt de frequentie tussen éénmaal per maand en éénmaal per kwartaal. Het niet tijdig opvolgen van vragen kan er dus toe leiden dat je het release moment bij een volmacht mist en moet wachten op de volgende gelegenheid. Het is dus zaak om in belangrijke trajecten goed te begrijpen wat de werkwijze bij de volmacht is zodat jouw organisatie optimale ondersteuning kan leveren.