Als de specificaties van een product bekend zijn, kun je een AFD-definitie opstellen of aanpassen. In dit hoofdstuk nemen we de stappen van dit proces door. Daarnaast gaan we in op het opstellen van aanvullende documentatie en de relatie met de ontwikkeling van ondersteunende software als bijvoorbeeld VPI-premie. Aan het einde van dit hoofdstuk speciale aandacht voor non-selling producten.
5.1 Opstellen AFD-definitie
5.1.1 Afspraken Protocol Uniforme Inrichting Volmachtketen
Op het moment dat specificaties van het volmachtproduct nagenoeg definitief zijn kun je starten met het aanmaken van de AFD-definitie. Binnen het Protocol Uniforme Inrichting Volmachtketen is afgesproken dat verzekeraars een belangrijk deel van de specificaties van een volmachtproduct vastleggen in een AFD-definitie. Volmachten gebruiken vervolgens deze AFD-definitie als basis voor de inrichting van hun portefeuille. In het Protocol Uniforme Inrichting Volmachtketen is afgesproken welke gegevens een volmacht moet kunnen aanleveren op basis van:
- Gegevens noodzakelijk voor toezicht
- Gegevens noodzakelijk voor herverzekering
- Gegevens noodzakelijk voor productmanagement
a. Premie perspectief
b. Acceptatie perspectief
c. Polisinformatie
De specificatie van (1) en (2) is in principe afgedekt door het NVGA protocol.
Voor (3a) is afgesproken dat als VPI-premie beschikbaar is dit het uitgangspunt is. Binnen de AFD-definitie stel je een specificatie op voor zowel de aanroep als het resultaat. Als de verzekeraar geen VPI-premie aanbiedt, dan wordt op basis van een formularium gewerkt en is een analyse nodig rond de gegevens voor premieberekening (in de instructie op pagina www.suiv.nl/instructies-en-templates vind je een detail toelichting).
Bij de start van het traject uniforme inrichting was het uitgangspunt dat acceptatie (3b) alleen is opgenomen binnen een AFD-definitie als de verzekeraar VPI-acceptatie ondersteunt. De reden hiervoor was dat als VPI-acceptatie niet wordt ondersteund er over het algemeen veel analyse nodig is om te komen tot een eenduidige invulling en dus te veel zou ophouden. Op dit moment is het uitgangspunt dat een verzekeraar de specificaties in alle gevallen mag opnemen, maar moet opnemen als men VPI-acceptatie aanbiedt.
De specificatie voor polisinformatie (3c) was bij de start van het traject uniforme inrichting niet in scope. Op dit moment is het uitgangspunt dat men dit bij nieuwe AFD-definities standaard opneemt en bij aanpassing van bestaande AFD-definities toevoegt. De vermelde AFD-entiteiten en attributen worden verwerkt in de specificatie voor ‘Kunnen Aanleveren’ maar leveren geen aparte specificatie binnen de AFD-definitie op.
De samenvoeging van (1), (2) en (3) is samengevat binnen de functie ‘Kunnen aanleveren’. Dit betekent dat onder de streep de verzekeraar verwacht dat een volmacht ten alle tijden de gegevens zoals gespecificeerd onder “Kunnen aanleveren” kan aanleveren aan de verzekeraar. Dit natuurlijk alleen als het gegeven van toepassing is voor de betreffende polis. Deze specificatie kan men gebruiken als uitgangspunt voor de inrichting van een volmachtproduct. Dit vergt wel een (korte) analyse slag en kent per systeemhuis inhoudelijk verschillen. Dus ‘Kunnen aanleveren’ is niet hetzelfde als ‘Opnemen als invoerveld op scherm’. Zo wordt het AFD-definitie versienummer automatisch gevuld vanuit de productinrichting en is de totale premie een afgeleid gegeven op basis van de premie per dekking, eventuele kortingen en belasting.
5.1.2 Uitgangspunten bij het opstellen AFD-definities voor product
De uitgangspunten rond de verantwoordelijkheden bij het opstellen van een AFD-definitie sluiten aan bij de uitgangspunten voor PARP binnen de volmachtketen.
Onderstaand de vier situaties:
100% maatschappijproduct
Volmacht richt product portefeuille in conform de AFD-definitie opgesteld door verzekeraar.
Aangepast 100% maatschappijproduct
Product is gebaseerd op het product van de verzekeraar, er is sprake van enkele aanvullende/afwijkende productcomponenten of korting. De
AFD-definitie van het 100% maatschappijproduct van de verzekeraar is het uitgangspunt. De volmacht specifieert de verschillen binnen het PARP-traject (wel of niet met aparte IPID ). De eerder binnen het Protocol Uniforme Inrichting Volmachtketen geïntroduceerde rapportage over afwijkingen is vervallen als gevolg van de publicatie van de PARP-procedure.
Het kan zijn dat er als gevolg van de aanpassingen ook wijzigingen moeten plaatsen vinden in de inrichting van het 100% maatschappijproduct (bijvoorbeeld afwijkend eigen risico). In dat geval voert de volmacht binnen zijn inrichting op basis van het 100% maatschappijproduct de aanpassingen door. De wijze waarop verschilt per systeemhuis. De verzekeraar levert dus geen aangepaste AFD-definitie, en het systeemhuis levert dus geen aangepaste standaard inrichting. Desgevraagd rapporteert de volmacht conform de 100% maatschappijproduct AFD-definitie over de afwijkingen aan de verzekeraar.
Eigen product volmacht
Producten die door de volmacht zelf zijn samengesteld en/of ontwikkeld. De volmacht stelt een eigen IPID op en voert de integrale PARP uit. De volmacht is verantwoordelijk voor het opstellen van de AFD-definitie. De verzekeraar is co-ontwikkelaar en moet uiteindelijk de AFD-definitie goedkeuren. De verzekeraar voert een toetsing- en goedkeuringsproces uit. Het is zaak als verzekeraar goed toegerust te zijn voor deze taak. Waar zijn deze taken belegd? Wie heeft de juiste expertise?
De volmacht richt zijn volmachtadministratie in op basis van de goedgekeurde AFD-definitie. De wijze waarop verschilt per systeemhuis. Desgevraagd rapporteert de volmacht conform de eigen product volmacht AFD-definitie over de portefeuille aan verzekeraar.
Pool-producten
Voor pool-producten is de leidende verzekeraar (pool-leader) verantwoordelijk voor de PARP verklaring. De pool-leader zal deze verklaring afgeven op basis van zijn eigen PARP proces of die van de volmacht (afhankelijk van wie hoofdontwikkelaar is). Voor het gebruik van AFD-definities gelden de uitgangspunten zoals vermeld in de drie hier boven benoemde scenario’s. De volmacht is verantwoordelijk voor de communicatie met de volgende verzekeraars in de pool, dit geldt ook voor het informeren rond de in gebruik zijn de AFD-definitie.
Op de SUIV-website is een uitgebreide instructie opgenomen (www.suiv.nl/instructies-en-templates) rond de inhoudelijke uitwerking van AFD-definities. Onderstaand een overzicht van de uitgangspunten t.a.v. de inhoudelijke uitwerking van de AFD-definitie.
1. VPI-premieberekening beschikbaar
Binnen het Protocol Uniforme Inrichting Volmachtketen is afgesproken dat als VPI-premieberekening beschikbaar is, dit leidend is bij het opstellen van de AFD-definitie voor het betreffende volmachtproduct.
2. Verzekeraar verstrekt specificaties (geen VPI)
De volmacht ontvangt de specificaties voor de premieberekening van verzekeraar en implementeert dit binnen zijn omgeving. Het kan ook zijn dat de verzekeraar de regie houdt rond premieberekening en dat de volmacht per polis de premie aanvraagt bij verzekeraar.
2.a Alle onderliggende gegevens worden vastgelegd
Dit betreft in de regel de particuliere bulkproducten.
2.b Deel van onderliggende gegevens worden vastgelegd
Veelal betreft dit zakelijke verzekeringen. Bij bijvoorbeeld aansprakelijkheid bedrijven kunnen heel veel onderliggende gegevens gebruikt worden voor een risico bepaling. Dit wordt dan vertaald in een factor binnen de premieberekening wordt gebruikt. In deze gevallen worden bij de polis niet al deze onderliggende gegevens vastgelegd. Bij het opstellen van de AFD-definitie worden deze gegevens dus ook niet opgenomen in de AFD-definitie.
2.c Geen vaste productstructuur
Een aantal verzekeraars hanteert voor (groot)zakelijke risico’s geen vaste product structuur. De volmacht levert op basis van een standaard inventarisatie en eventueel specifieke aanvullingen een aanvraag aan bij de verzekeraar. De verzekeraar stelt de premie, voorwaarden en clausules vast. De volmacht heeft voor deze producten een vrij generieke portefeuille inrichting. In dit scenario levert de verzekeraar een AFD-definitie die voor de betreffende branche tenminste de AFD-attributen bevat zoals die zijn vereist vanuit het NVGA Protocol en vanuit het Protocol Uniforme Inrichting Volmachtketen. Op het moment dat het vanuit het perspectief van productmanagement toch belangrijk is dat de volmacht enkele aanvullende kenmerken vastlegt, dan kan men deze opnemen in de AFD-definitie.
Voor PARP-categorie ‘Eigen product volmacht’ gelden dezelfde uitgangspunten, maar ligt de regie bij de volmacht. In de praktijk komt dit neer op de keuze tussen het scenario ‘Alle onderliggende gegevens’ en ‘Deel van onderliggende gegevens’.
5.1.3 Gebruik van de SIVI AOS-omgeving
Voor het feitelijk opstellen van een AFD-definitie is meer ICT-achtergrond nodig. Met de online AOS-tool die SIVI aanbiedt kan een IT-analist deze taak uitvoeren. Detailkennis rond het gebruik van XML-schema’s of Xpath is in principe niet nodig. Ook detail kennis over AFD-berichtstructuren is niet nodig. Mogelijk moet je als volmachtafdeling binnen je organisatie op zoek gaan naar personen die hierbij kunnen ondersteunen. Op www.sivi.org/afd-online-samenstellen vind je aanvullende informatie rond het gebruik van AOS. Op reguliere basis verzorgt SIVI een training rond het opstellen van AFD-definities. Bij voldoende deelnemers kan SIVI een training in huis verzorgen.
Zorg ervoor dat je bij de start van het opstellen van een AFD-definitie altijd de meest actuele handleiding op de SUIV-website raadpleegt (www.suiv.nl/afd-definities/). Het is mogelijk voor AOS een derde te machtigen. Je kan dus een leverancier verzoeken om te ondersteunen bij het opstellen van een AFD-definitie. Zorg er wel voor om zelf als organisatie de inhoudelijk regie te houden rond de inhoud en het gebruik van AFD-definities. De inzet van het AFD en het gebruik van AFD-definities is een van de kerncompetenties binnen het volmachtbedrijf geworden. De zorgvuldigheid waarmee je dit uitvoert heeft directe invloed op het gemak waarmee een volmacht jullie product kan voeren en de kosten die de volmacht moet maken om zijn proces in te richten. Het is dus niet alleen vanuit de operatie belangrijk hier goed mee om te gaan, maar tactisch belangrijk als het gaat om het doorvoeren van wijzigingen of de introductie van nieuwe producten en commercieel belangrijk als het gaat om de bereidheid met jouw organisatie samen te werken.
Als je de XLS-template hebt gebruikt die is benoemd in hoofdstuk 4 dan is de eerste stap om conform de instructies de template geheel in te vullen / af te ronden. Het is erg belangrijk de instructies goed door te nemen, een groot deel van de fouten in AFD-definities heeft zijn oorsprong in het niet volgen van de instructies. Doordat je de specificaties hebt uitgewerkt met behulp van een template moet je gegevens toevoegen die ontbreken in de template en zo moet je ook gegevens verwijderen uit de template die niet van toepassing zijn voor het specifieke product. Met name de attributen die van toepassing zijn binnen het NVGA Protocol moet je hier goed op controleren.
5.1.4 Testen en certificeren
Voordat je een AFD-definitie aanbiedt voor certificering is het belangrijk dat je goed controleert of de AFD-definitie juist is opgesteld conform de hier boven beschreven uitgangspunten. Fouten in een AFD-definitie leiden tot onnodige kosten bij een reeks van partijen in de keten. Een goede procedure waar ten minste twee medewerkers met kennis van zaken de juistheid controleren is essentieel. Het niet goed uitvoeren is op termijn een ondermijning van het uitgangspunt dat alle partijen binnen de keten hun eigen kosten nemen.
De laatste stap bij het opstellen van een AFD-definitie is het binnen AOS aanbieden voor certificering. Door certificering is zichtbaar dat de AFD-definitie aan alle AFD vereisten voldoet. Na certificering is de AFD-definitie opgenomen in het SIVI-register. Hoofdstuk 6 gaat verder in op de distributie van AFD-definities.
5.2 Opstellen aanvullende documentatie
Voor de inrichting van een volmachtproduct heeft de volmacht specificaties nodig. Als gevolg van de introductie van de AFD-definitie vervalt de noodzaak voor een groot deel van het ‘traditionele’ volmacht-handboeken rond de inrichting van de schermen binnen de polisadministratie-software. Het blijft evenwel nodig aanvullende zaken als speciale bepalingen, clausules, BM-treden, teksten voor polisbladen, etc. te documenteren. Omdat de specificaties rond schermen vervallen is er geen noodzaak meer een systeemhuis specifieke handleiding op te stellen. Verzekeraars kunnen volstaan met één handleiding waarin (bij uitzondering) op een aantal plaatsen een systeemhuis specifieke toelichting is opgenomen.
Het opstellen van de eerste reeks van AFD-definities heeft laten zien dat er in de volmacht-handboeken oude stijl veel fouten zitten waardoor er onnodige kosten in de keten ontstaan. Gerekend over de hele volmachtketen is de impact zeer substantieel. Het is belangrijk om je als verzekeraar te realiseren dat foute documentatie een enorme impact op de keten heeft. Een kleine fout kan geconsolideerd makkelijk honderden uren werk in de keten kosten. Het is dus essentieel dat je als verzekeraar zorgt voor een goede kwaliteit van de specificaties en alles in het werkt stelt om foutloze documentatie op te leveren.
5.3 Ontwikkelen rekenboxers, ontwikkelen VPI-ondersteuning
Idealiter is de AFD-definitie onderdeel van de specificaties nodig voor het bouwen van een rekenbox of de ontwikkeling van andere VPI-ondersteuning. Het is niet de bedoeling dat op dit moment in het traject nog specificaties van het product aangepast moeten worden. Issues rond het gebruik van AFD horen bij het traject productspecificatie en niet bij de ontwikkeling van de tooling rond het tarief, dit is niet meer het moment om uitgangspunten aan te passen. Als de leverancier van bijvoorbeeld een rekenbox ook de AFD-definities opstelt, dan is het opstellen van de AFD-definitie de eerste stap in het project.
5.4 Non-selling producten
Producten kunnen op enig moment non-selling worden door: stopzetten van het aanbieden, overgang naar een geheel nieuwe variant, onderbrengen van een portefeuille bij een andere aanbieder onder dezelfde condities.
Het uitgangspunt is dat zolang de verzekeraar, of bij eigen product de volmacht, de premieberekening actief beheren, zij indien nodig de AFD-definitie actualiseren. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen in de eerste periode dat een verzekeraar een geheel nieuw opvolgend product introduceert en gedurende een periode bepaalde mutaties nog wel toestaat. Ten aanzien van het gebruik van AFD-definities geldt in deze situatie dus hetzelfde regime als voor selling producten.
Is er geen actief beheer van de premieberekening? Dan blijft de laatste versie van de AFD-definitie het uitgangspunt. Geen actief beheer van premieberekening betekent dat er op polis niveau geen polis specifieke herberekening van de premie plaatsvindt op hoofdvervaldatum. Een portefeuille kan nog wel geïndexeerd prolongeren (een gelijke factor voor alle polissen). Als er geen actief beheer van premieberekening is, dan zijn er ook geen aanpassingen meer van premiebepalende gegevens. Vanaf dat moment is er ook geen mutatie meer op de AFD-definitie. Vanuit een optimalisatie perspectief kan men er dan voor kiezen over te gaan naar een minimale AFD-definitie. Een minimale AFD-definitie borgt dat de volmacht gegevens nodig voor het NVGA Protocol kan aanleveren. Zolang men producten niet omzet naar een minimale AFD-definitie blijft het zaak overzicht te houden van nog uitstaande AFD-definities, d.w.z. AFD-definities gekoppeld aan nog lopende verzekeringen.
Zie de SUIV-website (www.suiv.nl/non-selling-producten) voor de afspraken rond non-selling bij het omzettingstraject naar uniforme inrichting.
Geef uw reactie op dit onderwerp.