12.5.13.2 Création de Modèles MS Word

Les Modèles MS Word vous permettent d’automatiser l’ajout d’en-têtes, pieds de page et métadonnées dans vos documents EPC. Cette fonctionnalité garantit que vos documents respectent les normes, le format et les exigences réglementaires de votre organisation en appliquant automatiquement des modèles prédéfinis contenant des informations clés telles que l’auteur, la date, la version, et plus encore. Elle simplifie la préparation des documents et améliore la cohérence sur l’ensemble des fichiers.

Pour commencer

1. Créez un nouveau document dans EPC.
2. Lors de la sélection du type de document, choisissez ‘Gabarit’.
3. Dans le menu déroulant ‘Type de Gabarit’, sélectionnez ‘Modèle MS Word’.

4. Téléversez le fichier souhaité.
5. Sauvegardez le document.
6. Téléchargez le fichier du document que vous venez de créer.
   • Toutes les métadonnées (titre du document, auteur, date, etc.) seront automatiquement injectées dans les propriétés du fichier.

Préparer le Modèle MS Word

1. Dans Word, cliquez dans la zone d’en-tête ou de pied de page et personnalisez-la selon vos besoins.
2. Ajoutez les UDAs et métadonnées souhaités dans l’en-tête et/ou le pied de page :
   • Allez dans Insertion → Quick Parts → Propriétés du document → sélectionnez le UDA ou la métadonnée désirée.
3. Sauvegardez le fichier.

Téléverser votre modèle dans EPC

1. Créez un nouveau document dans EPC.
2. Lors de la sélection du type de document, choisissez ‘Gabarit’.
3. Dans le menu déroulant ‘Type de Gabarit’, sélectionnez ‘Modèle MS Word’.
4. Publiez le modèle.

Appliquer le Modèle

1. Accédez au document sur lequel vous souhaitez appliquer le modèle.
2. Ouvrez le menu déroulant Sélectionnez un gabarit de document MS.
3. Choisissez le gabarit désiré dans la liste.
4. Sauvegardez le document.

Résultat final

Le modèle sélectionné injecte dynamiquement les UDAs et métadonnées dans les en-têtes et pieds de page du fichier.