Interfacing Technologies Corporation

12.1.3.5 Approbation

Les cycles d’approbation garantissent que les modifications sont examinées et approuvées par les bonnes personnes avant leur mise en œuvre. Les approbations peuvent être configurées sur plusieurs étapes, être transparentes et adaptées à des rôles ou ressources spécifiques.

Sur cette page, nous explorerons :

Types d’approbation

Vous pouvez configurer les approbations comme suit :

  • Série : Les approbateurs sont notifiés les uns après les autres. Le prochain approbateur est averti seulement après l’approbation du précédent.
  • Parallèle: Tous les approbateurs sont notifiés simultanément. L’approbation est validée lorsque tous les approbateurs ont donné leur consentement.
  • Hybride : Les flux peuvent inclure plusieurs étapes, chacune comportant des actions en série ou parallèles. Les étapes s’exécutent dans l’ordre défini.

Configurer un cycle d’approbation

  1. Accéder au formulaire d’approbation :
    • Naviguez vers la vue Détails de l’objet
    • Cliquez sur la boîte
    • Choisissez Approbation

  1. Définir le type de cycle et assigner les approbateurs
    • Choisissez le type de cycle.
    • Filtrez les suggestions par Ressources, Rôles ou RASCI-VS (par ex., les utilisateurs responsables affectés à l’objet seront approbateurs)
    • Tapez le nom de l’approbateur souhaité dans la zone de texte. Une liste déroulante apparaîtra avec des suggestions basées sur les mots-clés.
    • Développez Approbateurs suggérés pour appliquer les approbateurs recommandés d’objets similaires.

  1. Voir les ressources associées aux rôles
    • Pour voir quelles ressources font partie d’un rôle, développez le rôle avec le bouton +.

  1. Ajouter des étapes
    • Cliquez sur Ajouter une étape.
    • Pour chaque étape, choisissez le type de cycle (série ou parallèle)
    • Ajoutez les approbateurs à l’étape (voir étape 2).

  1. Modifier les approbateurs et étapes
    • Réorganiser les approbateurs dans une étape ou toute une étape avec le bouton glisser-déposer ( )
    • Supprimer des approbateurs ou étapes avec le bouton X.
  1. Options supplémentaires
    • Case Signature requise : Si cochée, les approbateurs doivent signer électroniquement”:https://www.manula.com/manuals/interfacing-technologies/epc10-webapp/15.4/fr/topic/7-1-6-signature-compliance.
    • Case Appliquer les changements à tous les enfants : Cochez pour appliquer cette configuration à tous les sous-objets.
  1. Cliquez sur Sauvegarder pour confirmer la configuration.

Soumettre un objet pour approbation

  1. Allez à la vue Détails de l’objet.
  2. Cliquez sur le bouton Soumettre pour approbation.

  1. Dans la fenêtre de confirmation :
    • Commentaire d’approbation : Instructions facultatives pour les approbateurs.
    • Version : Spécifiez la version que l’objet aura lors de sa publication (Mineure ou Majeure). En cas de rejet, la version revient à un incrément mineur.
    • Date d’échéance : Date limite pour compléter l’approbation.
    • Ajouter un fichier : Joindre des directives ou instructions.

  1. Cliquez sur Soumettre pour approbation pour confirmer.

Modifier un cycle d’approbation en cours

Il est possible de modifier la configuration d’un cycle d’approbation en cours, notamment ajouter/supprimer des approbateurs, changer le type de cycle ou modifier l’ordre des approbateurs.

Certaines options, comme la signature électronique et appliquer aux enfants, ne peuvent toutefois pas être modifiées pendant un cycle en cours.

Approuver un objet

Pour savoir comment approuver un objet, veuillez consulter cette page.

Une fois l’objet approuvé avec succès, il sera possible de publier l’objet.

Gestion des cycles d’approbation par sous-type et catégorie

Les administrateurs peuvent gérer efficacement les configurations d’approbation selon les sous-types et catégories d’objets. Cette approche simplifie les tâches administratives en ajoutant ou retirant automatiquement des rôles ou ressources des cycles d’approbation, permettant des ajustements dynamiques selon l’évolution des besoins organisationnels.

  • Pour apprendre à configurer les cycles d’approbation par Sous-type, voir ici.
  • Pour apprendre à configurer les cycles d’approbation par Catégorie, voir ici.

Règles et limitations

Ordre d’apparition

  • Les étapes ajoutées à partir de sous-types ou de catégories conditionnels suivent l’ordre d’apparition défini dans leur configuration.
  • Les numéros les plus bas sont appliqués en premier ; les étapes sans numéro sont placées après les étapes existantes du cycle d’approbation.
  • Si plusieurs attributs conditionnels partagent le même numéro, le système utilise l’ordre de sélection sur le formulaire d’édition pour déterminer la séquence.

Gestion des Versions

  • Lors de la soumission d’un objet pour approbation, la version de publication (ex. 2.0) doit être spécifiée à ce moment. Cela garantit que la version approuvée correspond à celle qui sera publiée ensuite.
    • Si aucun cycle d’approbation n’est requis, la version de publication doit être définie lors de la publication.
  • Si un cycle d’approbation est rejeté ou annulé, la version de publication définie n’est pas consommée. L’objet passe automatiquement à la version mineure suivante (ex. 1.14). Cela préserve la version majeure (ex. 2.0) pour un nouveau cycle d’approbation.

Règles sur les rôles et ressources

  • Si de nouveaux membres sont ajoutés à un rôle, ils apparaissent automatiquement dans la liste.

Audit

  • Toutes les actions d’approbation continuent d’être enregistrées sous le nom du rôle pour conserver le contexte du flux de travail.
    • Les entrées d’audit précisent également quel individu a effectué l’action, garantissant clarté et traçabilité.

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