Les organisations ont désormais la possibilité de définir des règles conditionnelles dynamiques pour les catégories et les flux d’approbation, créant ainsi un processus plus fluide, efficace et adaptable. Avec cette nouvelle fonctionnalité, vous pouvez :
- Automatiser les flux d’approbation en déterminant les rôles ou ressources nécessaires selon les catégories sélectionnées.
- Contrôler la visibilité des attributs en définissant lesquels sont obligatoires, optionnels ou cachés selon les valeurs des catégories associées (par exemple : interne, conformité, etc.).
En automatisant ces processus, vous améliorez la collaboration, renforcez la gouvernance et garantissez la complétude des attributs importants, tout en simplifiant les workflows et en assurant le respect des standards organisationnels.
Principaux avantages
- Complétion simplifiée des informations : Avec des indications claires sur les champs d’attributs à remplir, les utilisateurs naviguent plus facilement dans les workflows, réduisant la confusion et augmentant la productivité.
- Conformité garantie : Les champs obligatoires sont automatiquement validés avant publication ou approbation, assurant que toutes les informations critiques sont correctement saisies et maintenues.
- Gouvernance renforcée : Les flux d’approbation s’adaptent dynamiquement aux catégories spécifiques du document ou de l’objet, garantissant que les bonnes personnes examinent et approuvent le contenu conformément aux politiques internes, le tout de façon automatisée.
Fonctionnement
Dans le tableau Définir les conditions de catégorie et les processus d’approbation, situé sous l’onglet Attributs dans la section Admin Environnement, toutes les catégories sont affichées avec leurs types d’objets applicables.
- Cycle d’approbation : Assignez les rôles et ressources qui rejoignent ou quittent automatiquement le cycle d’approbation selon la catégorie sélectionnée. Cela garantit que les bons approbateurs sont toujours inclus sans ajustement manuel du workflow.
- Conditions de valeur : Configurez les règles qui contrôlent la visibilité et les exigences des UDAs en fonction de la catégorie.
- Obligatoire : Marqué d’un astérisque (*), ces attributs doivent être remplis par les utilisateurs.
- Facultatif: Affichés sans restriction, les utilisateurs peuvent les remplir si applicable.
- Masqué: Ces attributs ne sont pas affichés, minimisant les champs non pertinents.
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