8.8 Délégation de tâches

La fonctionnalité Délégation de tâches permet aux utilisateurs de confier temporairement leurs tâches en attente d’approbation et d’endossement à un collègue désigné, assurant ainsi la continuité du flux de travail pendant les périodes d’indisponibilité.

Ce guide comprend :

• Comment déléguer vos tâches
• Ce qui se passe lorsque vous déléguez
• Modifier ou supprimer une délégation
• Suivre les délégations
• Règles et limitations
  

Comment déléguer vos tâches

1. Allez dans votre “Profil” :https://www.manula.com/manuals/interfacing-technologies/epc10-webapp/15.3/fr/topic/8-0-my-profile.
2. Faites défiler jusqu’à la section Délégation de tâches en bas de la page.
3. Cliquez sur + Nouveau délégué.

4. Dans le formulaire Nouveau délégué :
   • Sélectionnez un collègue délégué : commencez à taper son nom, une liste déroulante apparaîtra.
     
   • Définissez la période de délégation :
     • La date de début est par défaut la date actuelle (modifiable via le sélecteur de calendrier).
     • Sélectionnez une date de fin.
     • Pour une délégation sans fin, cochez la case Cette tâche est en cours.
       

5. Cliquez sur Assigner un délégué pour confirmer.

Que se passe-t-il lorsque vous déléguez ?

Le délégué :

• Voit vos tâches en attente dans ses widgets de page d’accueil et son module Liste de tâches.
• Reçoit des notifications pour les nouvelles tâches.
• Peut accomplir les tâches en votre nom.
  

Une fois la délégation terminée, les tâches non terminées disparaîtront du système du délégué.

*Pour plus de détails sur les règles de délégation, cliquez ici.

Voici un exemple du flux de travail d’un utilisateur délégué :

Modifier ou supprimer une délégation

1. Allez dans Profil > Délégation de tâches.

2. Pour modifier :
   • Cliquez sur Éditer.
   • Vous pouvez :
     • Changer le délégué.
     • Modifier la période selon les étapes ci-dessus.
3. Pour supprimer la délégation :
   • Cliquez sur Supprimer, puis confirmez.

Suivre les délégations

Toutes les actions de délégation (création, modification, suppression) sont enregistrées dans la piste d’audit au niveau de la ressource.

Si un délégué complète une tâche, l’Historique des versions l’indiquera comme accomplie pour le compte du titulaire d’origine.

• Ex. : Étape d’approbation sautée (Déléguée à John Smith)
  

Règles et limitations

Attribution des tâches

• Toutes les approbations et endossements (en attente et futurs) sont transférés au délégué pendant la période active.
• Le titulaire d’origine peut toujours effectuer ses tâches.
• Le nom du titulaire et du délégué est visible dans les interfaces et les audits.

Module “Liste de tâches”

• Les deux (titulaire et délégué) voient les tâches dans leurs widgets et modules Liste de tâches
• Les tâches déléguées sont marquées comme Délégation.
• En cas de délégation multiple, chaque tâche indique clairement le nom de la personne qui l’a assignée.
• À la fin d’une délégation, les tâches restantes sont retirées du module du délégué.

Délégation à plusieurs niveaux

• Le système permet une délégation en cascade (ex. : Utilisateur A → B → C).
• L’historique reflète chaque niveau lorsque la tâche est complétée.

Notifications

• Les délégués reçoivent des courriels pour toute nouvelle tâche, ainsi que celles déjà en attente à l’activation.
• Une notification informe l’utilisateur à la fin de la délégation.

Restrictions

• Les tâches de confirmation ne peuvent pas être déléguées.
• Le système accorde automatiquement des droits Lire la version la plus récente au délégué, sauf s’il a déjà des droits plus élevés.