7.5 Cycle de révision

Les cycles de révision offrent aux organisations un moyen simple et automatisé de réviser et de mettre à jour régulièrement leurs objets EPC, selon les fréquences définies dans le module Gouvernance. Cela permet de maintenir les contenus à jour et conformes aux normes de l’entreprise, sans avoir à republier fréquemment.

Ce guide vous apprendra à :

• Créer des cycles de révision
• Modifier en masse les cycles de révision
• Effectuer les révisions
• Comprendre ce qu’il se passe après la révision
• Comprendre le calcul automatique des dates de cycle de révision
  

Créer des cycles de révision

1. Accédez au module de Gouvernance
2. Configurez le cycle de révision :
   • Attribuer un Réviseur : Spécifiez un réviseur dans la colonne “Réviseur”. Il peut s’agir d’un rôle, d’une ressource ou d’individus assignés à l’objet via RASCI-VS.

• Sélectionner la date de début de la révision : Choisissez une date dans la colonne ‘Date de début de révision’ pour définir quand commence le cycle. Si elle est laissée vide, le cycle commencera automatiquement 60 jours avant la Date limite de révision.
  

  **Ce délai de 60 jours peut être ajusté dans les paramètres avancés via le champ REVIEW_INTERVAL_DAYS.

  .
• Définir la date limite de révision : Déterminez la date limite du cycle de révision dans la colonne “Date limite de la révision”.
• Définir la fréquence de révision : Entrez la fréquence de révision souhaitée en jours dans la colonne “Fréquence de la révision”.

!Pour déclencher un cycle de révision, assurez-vous que l’objet a une version publiée.

Gestion en masse des cycles de révision

La gestion en masse permet de modifier efficacement les dates, fréquences et réviseurs de plusieurs objets en même temps.

1. Activez la colonne Boîte de sélection.

2. Sélectionnez les objets à modifier.
3. Cliquez sur le menu à trois points (en haut à gauche de la grille).
4. Passez la souris sur Éditer pour voir les options de modification en masse.
5. Choisissez l’une des actions suivantes :
   • Réviseur : Assignez un ou plusieurs réviseurs.
   • Fréquence : Définissez la fréquence pour les objets sélectionnés.
   • Dates : Mettez à jour la date de début et/ou la date limite de révision.

6. Cliquez sur Sauvegarder dans le formulaire pour appliquer les modifications.

Révision des objets

1. À la date de début de révision, les réviseurs reçoivent une notification par email et dans EPC.
2. Accédez au module Liste de tâches pour voir et filtrer les révisions en attente.
3. Cliquez sur le bouton pour filtrer la grille.
4. Passez le curseur sur la colonne ‘Type d’action’. Cliquez sur l’icône burger ( )
5. Deux options seront disponibles. Sélectionnez uniquement ‘Cycle de révision’.
   • L’option ‘Changement à réviser’ concerne les modifications apportées aux objets qui vous sont assignés en tant qu’auteur de la Demande de changement.

**L’option ‘Changement à réviser’ concerne les objets que vous avez modifiés en tant que Auteur.

6. Dans la liste, cliquez sur le nom de l’objet à réviser.
7. Vous serez redirigé vers l’objet.
8. Ouvrez la boîte ‘Révision en attente’.
9. Basculez vers la version publiée si vous y êtes invité pour garantir l’alignement avec la visibilité des utilisateurs.
10. Révisez l’objet.

*Utilisez des outils tels que ‘“Comparer les versions” :https://www.manula.com/manuals/interfacing-technologies/epc10-webapp/15.3/fr/topic/4-4-3-1-1-11-3-compare-versions’ pour vous aider dans votre révision.

11. Si des mises à jour sont nécessaires sur l’objet, cliquez sur ‘Ouvrir une DC’ pour remplir une demande de changement.
12. Si l’objet est satisfaisant, terminez la révision en sélectionnant ‘Terminer la révision’.

Après la révision

• Si aucune modification n’est requise, il n’est pas nécessaire de republier l’objet.
• Les utilisateurs peuvent consulter la ‘Date de dernière révision’ dans la page Détails de l’objet.
  
• Le statut de révision est visible dans la colonne ‘Statut de révision’ du module Gouvernance. Le statut ‘Révisé’ restera visible jusqu’au prochain cycle.
  

Calcul automatique des dates de cycle de révision

Pour garantir une planification cohérente, le système calcule automatiquement les prochaines dates de Date limite de révision et Date de début de révision selon la logique suivante :

!La Date de début de révision doit toujours être antérieure à la Date limite de révision.

Étape 1 : Définir la prochaine Date limite de révision

Après une révision, le système définit la prochaine Date limite de révision en ajoutant la valeur de la Fréquence de révision.

Prochaine date limite = Date actuelle + Fréquence de révision

Exemple : si aujourd’hui nous sommes le 10 février et que la fréquence est de 90 jours, la prochaine Date limite de révision sera le 10 mai.

Étape 2 : Définir la prochaine Date de début de révision

Si une Date de début a été définie précédemment, le système conserve le même écart temporel (Δ) entre la Date de début et la Date limite précédentes.

Prochaine date de début = Prochaine date limite − Δ

où

Δ = Date limite précédente − Date de début précédente

Exemple : si la date limite précédente était le 31 janvier et la date de début le 1er décembre, alors :

Δ = 31 janvier − 1er décembre = 60 jours

Donc si la nouvelle date limite est le 10 mai, la nouvelle date de début sera :

10 mai − 60 = 11 mars

Cela garantit que chaque cycle commence toujours au même moment relatif avant la date limite.

Si aucune date de début précédente n’existe

Si aucune Date de début de révision n’a été définie dans le cycle précédent, le système utilise par défaut un délai de 60 jours avant la Date limite (ou la valeur personnalisée définie dans REVIEW_INTERVAL_DAYS des paramètres avancés).