12.5.2.1 Modifier les détails généraux du document

L’onglet Général contient une section dédiée aux informations de base du document, permettant de téléverser le fichier, ainsi que les sections Responsabilités et Associations.

Section “Quel est ce document ?”

• Bouton Modifier avec Microsoft 365 : Permet aux utilisateurs de modifier des documents Word, Excel et PowerPoint dans MS et d’enregistrer les changements dans EPC. Pour plus d’instructions sur cette fonctionnalité, cliquez ici.
• Nom : Le nom de ce document. Un nom est obligatoire pour tous les objets.
• Parent : Le dossier sous lequel ce document est classé.
• Identifiant unique : L’identifiant unique de ce document, servant à l’identifier selon le protocole de votre entreprise.
• Type : Le type de document (URL, Lien de fichier, Téléversement de document, Wiki, Généré à partir d’un modèle ou Modèle). Voir ci-dessous pour plus d’instructions.
• Description : Ce champ décrit le document en détail. L’éditeur de texte enrichi permet de mettre en forme le texte, d’ajouter des images, des URL, des tableaux, etc.
• Bouton Insérer un modèle : Ce bouton permet d’intégrer des modèles de texte enrichi prédéfinis dans le champ Description. Voir ci-dessous pour plus d’instructions.

Comment insérer des modèles dans les champs Description

Les utilisateurs peuvent facilement intégrer des modèles de texte enrichi prédéfinis dans les champs Description, favorisant l’alignement avec les standards de leur organisation et facilitant l’utilisation de modèles wiki.

• Cliquez sur le bouton Insérer un modèle à côté du champ Description pour ouvrir une fenêtre contextuelle permettant de prévisualiser et de sélectionner parmi la liste des modèles prédéfinis.
• Une fois le modèle sélectionné, son contenu sera inséré automatiquement dans le champ de texte enrichi en cours d’édition.

*La fenêtre contextuelle est filtrée pour afficher uniquement les documents de type wiki, permettant un accès rapide aux modèles pertinents.

Types de documents

Accédez à la sous-section “Type”. Choisissez parmi 6 types de documents :

1. URL :
   Ce type permet de créer dans EPC un document qui redirige l’utilisateur vers un lien spécifique. Par exemple, il peut s’agir d’un site web à consulter, d’un dossier SharePoint de référence, etc.
2. Lien de fichier :
   Ce type permet de copier le lien d’un fichier à téléverser et de le coller.

*Astuce: Ce type est particulièrement utile lors de l’utilisation de la fonctionnalité Parser pour le téléversement de documents.

3. Téléversement de document :
   Ce type permet de téléverser facilement un document dans EPC.
   1. Pour téléverser, cliquez sur Choisir pour parcourir vos fichiers ou glissez-déposez-les dans la zone prévue.
   2. Pour supprimer un fichier téléversé, cliquez sur l’icône de corbeille à côté de son nom.
      

4. Wiki :
   Ce type permet de créer des documents contenant uniquement leur description, idéal pour produire des pages détaillées et informatives sans pièces jointes ni fichiers supplémentaires. Ce type est également la base des modèles permettant aux utilisateurs de remplir facilement les champs Description, en servant de cadre de référence. Pour apprendre à intégrer des modèles wiki dans les champs Description, cliquez ici.

*Astuce : Lors de la création de ces modèles, veillez à inclure les exigences courantes et les conventions de mise en forme.

5. Généré à partir d’un modèle :
   Ce type unique dans EPC permet de créer des procédures opératoires normalisées (SOP) en combinant un modèle et un processus. Les utilisateurs peuvent ainsi générer une large gamme de documents personnalisés.
   1. Commencez par sélectionner le processus souhaité en le tapant dans la zone prévue ou en utilisant le sélecteur d’arborescence à droite. Le processus choisi s’affichera en dessous.
   2. Sélectionnez ensuite le modèle souhaité.

6. Modèle :
   Ce type permet de créer des modèles adaptés à des modules spécifiques, afin que chaque module dispose de son propre format personnalisé.
   • Applicable au(x) module(s) : Choisissez le ou les types d’objets auxquels le modèle doit s’appliquer.
   • Type de modèle :
     • Sélectionnez Modèle d’approbation si le modèle est destiné aux documents d’approbation. En savoir plus.
     • Sélectionnez Modèle MS Word si le modèle est utilisé pour injecter des en-têtes et pieds de page dans les documents. En savoir plus.

Responsabilités et associations

Les sections Responsabilités et Associations étant communes à de nombreux objets EPC, les instructions ont été centralisées dans la section Associations du manuel utilisateur. Vous trouverez ci-dessous des liens directs vers les instructions spécifiques :