12.5.1.4.8 Création de Modèles MS Word

Les Modèles MS Word vous aident à automatiser l’ajout des en-têtes, pieds de page et métadonnées dans vos documents EPC. Ils garantissent que vos documents respectent les normes de formatage, les standards et les exigences réglementaires de votre organisation en appliquant automatiquement des modèles prédéfinis incluant des informations critiques telles que l’auteur du document, la date, la version, et bien plus. Cette fonctionnalité simplifie la préparation des documents tout en renforçant la cohérence entre tous les documents.

Pour commencer

1. Créez un nouveau document dans EPC.
2. Lors de la sélection du type de document, choisissez ‘Modèle’.
3. Dans le menu déroulant ‘Type de modèle’, sélectionnez ‘Modèle MS Word’.

4. Téléchargez le fichier souhaité.
5. Enregistrez le document.
6. Téléchargez le fichier du nouveau document que vous venez de créer.
7. Toutes les métadonnées (titre du document, auteur, date, etc.) seront automatiquement injectées dans les propriétés du fichier.

Préparation du modèle MS Word

1. Dans Word, cliquez dans la zone d’en-tête ou de pied de page et personnalisez-la selon vos besoins.
2. Ajoutez les UDAs et métadonnées souhaités dans l’en-tête et/ou le pied de page :

• Allez dans Insertion → Eléments rapides → Propriétés du document → Sélectionnez l’UDA ou la métadonnée désirée.
• Enregistrez le fichier.

Importer votre modèle dans EPC

1. Créez un nouveau document dans EPC.
2. Lors de la sélection du type de document, choisissez ‘Modèle’.
3. Dans le menu déroulant ‘Type de modèle’, sélectionnez ‘Modèle MS Word’.
4. Publiez le modèle.

Appliquer le modèle

1. Accédez à n’importe quel document auquel vous souhaitez appliquer le modèle.
2. Téléchargez le fichier.
3. Rechargez le fichier dans EPC.
4. Ouvrez le menu déroulant Sélectionner un modèle MS Word.
5. Choisissez le modèle dans la liste.
6. Enregistrez le document.

Résultat final

Le modèle sélectionné injecte dynamiquement les UDAs et métadonnées dans les en-têtes et pieds de page du fichier.