12.1.9.8.11 Configuration et soumission d’approbation en masse

Les utilisateurs peuvent rapidement configurer, modifier et envoyer des cycles d’approbation pour plusieurs objets à la fois depuis la page Liste. La configuration et la soumission en masse permettent d’appliquer instantanément les mêmes paramètres à plusieurs objets, garantissant ainsi cohérence et précision. Cette fonctionnalité réduit également considérablement les efforts manuels en éliminant la nécessité d’envoyer individuellement les objets pour approbation ou endossement.

Ce guide couvre :

• Comment accéder aux actions d’approbation en masse
• Comment configurer en masse les cycles d’approbation
• Comment envoyer en masse pour approbation
  

Comment accéder aux actions d’approbation en masse

1. Accédez à la vue Liste
2. Assurez-vous que la colonne des cases à cocher est activée.

3. Sélectionnez les objets souhaités à l’aide des cases à cocher.
4. Cliquez sur le menu à trois points dans l’en-tête de la page.
5. Passez la souris sur l’option Approbation dans le menu déroulant.
6. Choisissez :
   • Définir le cycle d’approbation pour définir le cycle d’approbation
   • Envoyer pour approbation pour soumettre les objets sélectionnés à l’approbation

*Vous pouvez également utiliser ce menu pour configurer, modifier et soumettre en masse des objets pour validation.

Comment configurer en masse les cycles d’approbation

1. Cliquez sur Définir le cycle d’approbation.
2. Dans le formulaire, vous pouvez :
   • Choisir le type de cycle d’approbation (série ou parallèle)
   • Rechercher et ajouter des approbateurs à la liste
   • Modifier l’ordre des approbateurs
   • Activer ou désactiver l’exigence de signature électronique
     

     !!Si vous prévoyez d’envoyer en masse pour approbation, n’activez pas l’exigence de signature, car les documents nécessitant une signature ne peuvent pas être soumis en masse. (Plus de détails ici.)

3. Cliquez sur Sauvegarder pour appliquer la configuration à tous les objets sélectionnés.

Comment envoyer en masse pour approbation

1. Cliquez sur Soumettre pour approbation.
2. Dans le formulaire, vous pouvez :
   • Ajouter un commentaire
   • Définir une date d’échéance (date limite pour les approbateurs)
   • Joindre un fichier à la demande d’approbation

3. Cliquez sur Envoyer pour approbation pour soumettre les objets sélectionnés.

!L’envoi en masse pour approbation ne prend pas en charge les documents nécessitant une signature. Si l’un des objets sélectionnés en requiert une, le système affichera un avertissement et empêchera la soumission en masse. Ces objets doivent être envoyés individuellement. Pour plus de détails, consultez la section Règles et limitations ci-dessous.

Règles et limitations

Général

• La soumission en masse s’applique uniquement aux objets ne nécessitant pas de signature.
  • Si un objet sélectionné requiert une signature, il ne peut pas être envoyé en masse pour approbation.
  • Un message d’avertissement vous informera que ces documents doivent être envoyés individuellement.
• Les cycles d’endossement sont traités avant les cycles d’approbation.
  • Si un objet est configuré avec à la fois un cycle d’endossement et un cycle d’approbation, le système traitera automatiquement d’abord l’endossement, puis l’approbation.

Documents nécessitant une signature

• Les documents avec signature requise sont exclus de l’envoi en masse en raison de contraintes techniques :
  1. Blocage de l’interface : La génération des documents d’approbation peut prendre du temps, surtout pour les objets du module Processus, entraînant des délais.
  2. Approbations prématurées : Les approbateurs peuvent recevoir une notification avant la fin de la génération du document. En cas d’approbation trop rapide, le système peut planter à cause d’un document manquant.
• Si vous devez envoyer de tels documents pour approbation, vous devez les soumettre individuellement.

Considérations de performance

• Les sélections volumineuses peuvent prendre plus de temps à être traitées.
  • Bien que les actions en masse soient optimisées pour l’efficacité, une sélection importante peut entraîner un léger délai de traitement.
  • L’interface utilisateur reste réactive, vous pouvez donc continuer à travailler pendant que le système traite les approbations en arrière-plan.