Module Documents – Suivi des modifications mises en évidence à l’intérieur des pièces jointes

Fonctionnalité

EPC suit et met désormais en évidence automatiquement tous les changements dans tous les documents WORD téléchargés dans le système. Cela aide les utilisateurs à visualiser rapidement les modifications effectuées entre plusieurs utilisateurs et versions et fournit un niveau supplémentaire de transparence d’audit requis pour la conformité.

Personnalisation

Cette nouvelle fonctionnalité prend en charge Excel, PowerPoint et Word.

En outre, cette fonctionnalité suit les changements tels que :

• Formatage complexe comme les puces, les tableaux, les polices
• la mise en forme du texte comme les changements de style de police, de taille, de couleur, de puce ajoutée, etc.
• Documents (tous) avec un formatage de texte riche complexe
  

Comment ça fonctionne

1. Pour utiliser cette fonctionnalité, les utilisateurs téléchargent un nouveau document (Doc 2) pour remplacer l’ancien (Doc 1). Pour comparer les documents, la nouvelle version et toutes les versions doivent avoir le même format de document.

Par exemple : ci-dessous, nous pouvons voir la version 1 du document. Si les utilisateurs souhaitent apporter des modifications, ils doivent télécharger le document pour le modifier.

Une fois que les utilisateurs ont téléchargé le document, les utilisateurs peuvent le modifier et enregistrer les modifications. Ensuite, téléchargez la nouvelle version 2.

Pour télécharger le document, les utilisateurs accèdent à la page DÉTAILS du document et cliquent sur Éditer. Le formulaire d’Édition de document s’ouvre, dans la première section, les utilisateurs peuvent choisir ou faire glisser le nouveau document.

Une fois le document téléchargé, le bouton d’aperçu est grisé au fur et à mesure que l’aperçu avec les modifications est généré. les utilisateurs peuvent actualiser pour le voir.

Pour avoir une vue plus détaillée des changements, les utilisateurs peuvent télécharger le document et tous les changements sont affichés comme on peut le voir dans le document ci-dessous.

Une fois que le document est prêt pour la publication, l’utilisateur peut le publier et la comparaison de documents arrête d’afficher les modifications car il est déclaré comme document officiel.

Les utilisateurs peuvent trouver toutes les versions modifiées précédentes dans l’historique des versions. Chaque document aura le suivi des modifications par rapport au document précédent. La comparaison de documents met en évidence le texte/les sections en rouge/vert en fonction de modifications spécifiques