Über die Aktion „Erstellen/Excel-Kalkulation” erstellen Sie eine neue Excel-Kalkulation zu einer Verkaufschance. Zum Erstellen der Excel-Kalkulation verwenden Sie je nach Anwendungseinstellung entweder den integrierten webbasierten Editor oder aber ein lokal auf Ihrem Rechner installiertes MS Excel. In beiden Fällen wird die Kalkulation automatisch in Relation zur Verkaufschance angelegt und dort in einer speziellen Detailansicht angezeigt.
Der Ablauf der Erstellung einer Excel-Kalkulation ist sehr ähnlich zu dem eines Briefes. Der Ablauf einer Brieferstellung ist hier beschrieben.
Über die Aktion „Angebot” in den Verkaufschancen-Ansichten und der Verkaufschancen-Maske kann ein Angebot als Brief erzeugt werden. In diesen Brief können eine oder mehrere Excel-Kalkulationen der ausgewählten Verkaufschance übernommen werden. Hierbei wird der gewählte Bereich oder das erste Arbeitsblatt der Tabellenkalkulation als Tabelle in die Kalkulation eingefügt.
Darüber hinaus können Sie auch einzelne Felder aus der Excel-Datei in Datenspalten der Excel-Kalkulation übertragen. (Dabei ist darauf zu achten, dass beim Mapping die Typen auch zueinander passen. Es ist also z. B. nicht möglich, ein Datumsfeld aus der Excel-Datei in ein Währungsfeld der Kalkulation zu übertragen.)
Nach der Übertragung der Werte wird bei Kalkulationen auch die Kalkulationssumme und Hauswährungsfelder aus Angebotswährungsfeldern neu berechnet.
Dies wird alles in der Tabellenkalkulationsvorlage unter dem Bereich “Feld-Mapping” festgelegt.
Aktionen
Zusätzlich zu den Allgemeine Aktionen in Masken steht Ihnen in der Kalkulation die folgende Aktion zur Verfügung.
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Neuer Kalkulation | Erzeugen Sie eine neue Kalkulation. Wenn Sie zuvor eine Vorlage ausgewählt haben, wird die Kalkulation aus dieser Vorlage erzeugt. Die Kalkulation wird anschließend zur Bearbeitung geöffnet und danach als Anhang zu diesem Datensatz hinzugefügt. Beachten Sie, dass ein bereits bestehender Anhang durch diese Aktion ersetzt wird. |
| Als PDF senden | Erstellen Sie eine E-Mail von Vorlage zu diesem Datensatz. Die Anhänge dieses Datensatzes werden dabei automatisch in die E-Mail übernommen und wenn möglich zuvor in PDFs umgewandelt. |
| PDF erstellen | Wandeln Sie die angehängte Datei in ein PDF um. |
Detailansichten
Die Detailansichten bieten Ihnen eine Übersicht über alle zu der Kalkulation gehörenden weiteren Datensätze.
| Detailansicht | Beschreibung |
|---|---|
| Vorgänge | Diese Detailansicht zeigt Ihnen die Vorgangshistorie, also alle Vorgänge fallend nach Datum sortiert, zu dem aktuellen Vorgang an. |
| Wiedervorlagen | Diese Detailansicht zeigt Ihnen die Wiedervorlagen des aktuellen Datensatzes an. |
Felder
Neben den allgemeinen Feldern in Masken können Sie in Briefen die folgenden Felder verwenden. In einigen Feldern werden Ihnen Auswahllisten angeboten.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Betreff | Geben Sie den Betreff für die Kalkulation an. |
| Datum | Geben Sie das Datum der Kalkulation an. Die Kalkulation wird in den Ansichten zu diesem Datum angezeigt. |
| Version | Geben Sie bei Bedarf Versionsinformationen für diese Kalkulation an. |
| Tags | Wählen oder vergeben Sie Tags, um Kalkulationen zu segmentieren. Sie können verschiedene Kalkulationen über Ansichten nach Tags gruppieren oder suchen. |
| Aktiv | Wählen Sie, ob diese Kalkulation aktiv ist. Nur aktive Kalkulationen können für Angebote verwendet werden. |
| Inhalt | Hier wird die erstellte Kalkulation als Anhang angezeigt. Sie können sie herunterladen oder durch Doppelklick bearbeiten. Wenn hier noch kein Anhang angezeigt wird, erstellen Sie eine neue Kalkulation über die Aktion ‘Neue Kalkulation’. . |