Die Tabellenkalkulationsvorlage dient dazu, eine vorbereitete MS Excel-Datei zu hinterlegen. Beim Erstellen eines neuen Briefes oder einer Kalkulation kann diese Vorlage verwendet werden, um sie entweder in den Brief einzufügen oder aber eine neue Kalkulation zu erstellen. Wenn Sie in einen Brief eingefügt wird, wird der gewählte Bereich oder das erste Arbeitsblatt als Tabelle eingefügt.
Zusätzlich haben Sie einige Optionen und Klassifizierungsmöglichkeiten zur Verfügung, welche das Auswählen der passenden Vorlage erleichtert.
Die MS Excel-Datei liegt als angehängte Vorlagendatei in dem Datensatz. Je nach der Einstellung bezüglich der Dateibehandlung in den Anwendungseinstellungen bearbeiten Sie die Datei entweder mit dem Inlineeditor, durch Runterladen und wieder Hochladen oder aber direkt in einem lokal installierten MS Excel.
In einer neuen Tabellenkalkulationsvorlage wird immer eine leere Vorlagendatei erzeugt. Sie können diese entweder direkt ändern und verwenden oder löschen und eine bestehende MS Excel-Datei hochladen. Es sollte sich nur immer genau eine MS Excel-Datei in der Tabellenkalkulationsvorlage befinden.
Darüber hinaus können Sie auch einzelne Felder aus der Excel-Datei in Felder der (Brief-)Maske übertragen. Dabei müssen beim Mapping die Typen auch zueinander passen. Es ist also z. B. nicht möglich ein Textfeld aus der Excel-Datei in ein Währungsfeld der Maske zu übertragen.
Aktionen
Zusätzlich zu den allgemeine Aktionen in Masken steht Ihnen in der Tabellenkalkulationsvorlage die folgende Aktion zur Verfügung.
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Kopieren | Kopieren Sie die ausgewählte Vorlage. |
Felder
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Geben Sie einen Namen für diese Vorlage an. Sie wählen später die Vorlage nach den Tags oder dem Namen aus. |
| Name übernehmen | Aktivieren Sie diese Option, um den Namen der Vorlage automatisch als Betreff in eine neue Tabellenkalkulation zu übernehmen. |
| Datei sofort öffnen | Wählen Sie diese Option, wenn die neue Datei sofort nach der Erstellung des Datensatzes im Editor geöffnet werden soll. Diese Option kann nur gesetzt werden, wenn auch die Option ‘Name übernehmen’ aktiv ist. |
| Seitenumbruch | Wählen Sie, ob zwischen dieser Vorlage und einer vorherigen Vorlage automatisch ein Seitenumbruch eingefügt wird. |
| Aktiv | Wählen Sie, ob diese Vorlage zur Auswahl angeboten wird und in den Vorlange-Ansichten angezeigt wird. |
| Anhang als PDF erzeugen | Kalkulationen die auf Basis dieser Vorlage erzeugt werden werden automatisch in ein PDF umgewandelt.. |
| Tags | Wählen oder vergeben Sie Tags, um die Vorlagen besser zu organisieren. Ordnen Sie beispielsweise allen Standardvorlagen und allen Angebotsvorlagen jeweils einen gemeinsamen Tag zu. |
| Geltungsbereich | Wählen Sie Geltungsbereiche, um die Vorlagen besser zu organisieren. |
| Beschreibung | Beschreiben Sie den Inhalt und den Einsatzzweck dieser Vorlage. Diese Informationen können später helfen, die richtige Vorlage auszuwählen. |
| Vorlagendatei | Bearbeiten Sie die angehängte Tabellenkalkulationsvorlage . Sie können sie auch entfernen und beispielsweise aus einer lokalen Datei neu erzeugen. |
Bereichsauswahl
Hier kann festgelegt werden welcher Bereich aus der Excel-Datei in einen Brief eingefügt wird. Wird nichts festgelegt wird immer das erste Blatt genommen.
Wird nur ein Blattname angegeben, jedoch nicht Beginn und Ende so wird das ganze Blatt genommen. Mit der Angabe eines Blattnamens sowie Beginn und Ende können Sie einen genauen Bereich für das Einfügen in einen Brief festlegen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Blattname | Der Name oder Index (beginnend mit 0) des Arbeitsblattes welches übernommen werden soll. |
| Beginn | Die Position der Zelle ab welcher der Bereich beginnen soll, z. B. “B2”. (Bezogen auf das zuvor festgelegte Arbeitsblatt.) |
| Ende | Die Position der Zelle an welcher der Bereich enden soll, z. B. “F8”. (Bezogen auf das zuvor festgelegte Arbeitsblatt.) |
Feld-Mapping
Hier kann festgelegt werden welche Felder aus der Excel-Datei in Datenspalten der (Brief-)Maske eingefügt werden sollen.
Es stehen hier nur Felder zur Auswahl die zuvor in die Auswahlliste “Spreadsheet mapping” eingetragen wurden.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Feld | Der Name der Datenspalte der Maske in welches ein Wert aus der Excel-Datei gemappt werden soll. |
| Blattname | Der Name oder Index (beginnend mit 0) des Blattes aus welchem ein Feld gemappt werden soll. |
| Position | Die Position der Zelle aus welcher der Wert gemappt werden soll, z. B. “F8”. (Bezogen auf das zuvor festgelegte Blatt.) |